秘书实务第一版第一章课件.ppt

第一章 秘书工作的历史发展 　通过对秘书工作主客体的基本认识。 掌握秘书、秘书部门和秘书的工作。理解 秘书分类的意义，理解秘书在社会各行业中的 广泛的覆盖面，为具体掌握秘书各项实务做理 论准备。 第一节 秘书 秘书作为一门有着悠久历史的职业， 在现实生活中起着越来越重要的作用，被 称为现代社会的“第361行”。 一、秘书的定义 关于“秘书”一词的涵义，古今有所 不同，下面看三种不同的定义。 （一）秘书定义的演变 古代文献记载，“秘书”一词最初是指 具有秘密性质或神秘色彩的图书。且由于“ 秘书”作为秘密藏书这一原义引申，后人便 将掌典图书、著书立说的官署和官职称之 为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、 “秘书郎”、“秘书令”等。 　　 现代意义的秘书，开始于孙中山领导的 中华民国临时政府。由指物转变为专指担任 某职务的人。这时的“秘书”，主要是政务秘 书，还不能等同于今天的职业秘书。 当代“秘书”定义的探讨，是从20世纪80 年代开展秘书学研究开始的。 （二）秘书的定义 秘书是党政机关、企事业单位、社会团 体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部 行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于 私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢 或领导者的工作办文、办会、办事，主要职责 是辅助管理、综合服务。 二、秘书的分类 从研究如何作好秘书工作的角度出发，按照不同的标准，可以对秘书做出不同的分类，如表1-1所示。 　　 国外也有此类似的秘书分类方式，主要是根据秘书 的资格和承担责任的不同，如美国秘书的两种类型： 第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进 行分类，简称“LS类”； 第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简 称“LR类”； 其他分类，我国一些规模较大的银行或企业中，将 协助经理办事或主持业务的人分为助理和襄理两级。在 各国使馆中，通常将介于参赞和随员之间的外交人员分 为一等秘书，二等秘书和三等秘书，也就是人们常说的 一秘、二秘、三秘。 三、秘书分类的意义 由于秘书的社会覆盖面广，涉及的工作内容丰富， 通过对秘书进行科学的分类 准确充分地认识秘书这门职 业显得尤为重要（见图1-1）。　　　　 第二节 秘书部门 第二节 秘书部门 秘书部门是秘书发挥职能和作用的舞 台。作为现代秘书工作的组织形式，也是 秘书人员从事秘书工作的地方 。 一、秘书部门概述 　　私人秘书在我国秘书中所占比重仍然 很小，所以，对秘书的职业探讨，基本以 公务秘书为主要对象，秘书部门是公务秘 书工作的组织形式。 （一）含义 　 秘书部门又称秘书机构，是辅助领导部 门进行决策、管理，推进领导工作，并协助 领导协调各职能部门进行有效工作的综合部 门。是现代秘书工作的组织形式，也是秘书 人员在其中从事秘书工作的地方。且有广义 和狭义之分。 　　广义：秘书部门是具有参谋助手、沟通协 调、督促检查等作用，为领导工作和机关服务 的办事机构。它不仅指各级负责综合性工作的 办公厅（室），还包括其下属的秘书、档案、 机要、调研、信访、总务、保卫等部门。 　　狭义：秘书部门指直接为领导工作服务的 办事机构，即各级办公厅（室）中的秘书、文 书、机要等部门。 （二）秘书部门与职能部门的区别 　　 秘书部门作为党政机关，企事业单位的机构，其地位和功能与职能部门有所不同。如表1-2所示。　　　　 （三）秘书机构的设置原则 　　秘书工作机构的设置，必须适应各级各类组织体 制改革的需要，因此必须满足以下原则（见图1-2）。　　　　 二、行政机关的秘书部门 　 行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业 以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘 书部门就分别设置 在各级机关之下， 下图为各级政府机 构设置（见图1-3）。 　　在我国，行政机关的秘书部门的级别就是 机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部 门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级） 一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅 （室）主任。省级以上机关还设秘书长。 三、公司企业的秘书部门 公司企业中的秘书部门是公司企业内部的 行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置 的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。 由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种 多样，大体有四种形式，如表1-3所示。 表1-3 公司企业的秘书部门的种类 四、股份制企业集团中的秘书部门 　　　股份制是董事会领导下的经理负责制， 是独立的经营实体，要求企业产权明晰、权责 明确、政企分开、管理科学。 五、临时性秘书机构 　　临时