秘书实务第一章.pptx

第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作一、秘书1、我国“秘书”的沿革 汉代：秘藏于皇宫内的各类书籍都被称为“秘书”，它是指具有神秘色彩或秘密性质的图书。 东汉后期：朝廷设立 “秘书监”，专门从事管理国家秘密图书典籍。 魏晋南北朝时期：设立了“秘书丞”、“秘书郎”等文官官职，其主要职责是掌管国家典籍。第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作2、秘书的定义国际：国际秘书联合会：秘书应是上司的一位特殊助手，她们掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权力范围内作出决定。欧洲职业秘书联合会 ：对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。 第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作我国：A、秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的企业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。（王育《秘书实务》）第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作B、狭义秘书：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。 广义秘书：位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。（秘书上岗资格考试教材）第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作C、秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员(《现代秘书学及现代秘书实务》向国敏 华东师范大学出版社)a、秘书活动的根本对象是领导者b、秘书活动的根本职能是辅助管理c、秘书活动的基本方式是处理信息和事务d、秘书活动的根本性质是辅助性第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作3、秘书的分类 A.助理级秘书 B.文书级秘书 C.执行级秘书 D.行政级秘书第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作助理级秘书也常被称为“见习秘书”，包括接待员，打字员等，其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理电话、分送信函、预定约会等。 back第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要工作内容是负责起草打印文稿，收发、处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟收集组织材料，制定旅行计划和做好差旅报销，管理档案资料，辅助经理管理小额现金，兼做一些会计出纳记账的工作，保管保密文件等。正式秘书无论从职位的性质、技术的要求、涉及的业务和工作的责任都要高于见习秘书。 back第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些企业中被称为助理、专员、专务等。其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作，例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策等。执行级秘书的工作与文书级的秘书比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作，以及对外的联络和公关工作。 back第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政总监，经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系，指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权，落实各项决策，并负责秘书的选聘、培养和调配工作。 back第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作其他分类:按自身特长和能力:参谋型、办事型、业务型、公关型、技术型按职务的性质：行政秘书和专业秘书按职位规定的时间长短：专职秘书和兼职秘书第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作二、秘书工作1、西方学者关于秘书工作内容的阐述（1）美国《职称辞典》： 全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作； 能用速记记录口述； 能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字； 处理上司约会及提醒其约会； 接电话和打电话； 处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件； 对办公室其他工作人员进行工作监督； 整理人事档案。第一章 绪论第一节 秘书与秘书工作1、西方学者关于秘书工作内容的阐述（2）美国秘书专家玛丽?A ?德弗里斯 通过各种存储媒体管理大量的记录材料； 为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子系统，准备信件和文件； 进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件； 与国内和国际用户、消费者及其他人