秘书实务第一版第五章课件.ppt

第五章 秘书“办会”的工作 通过讲解秘书在会议、会谈、会见以及公 务聚、会中所从事的事务工作。 掌握会议及会议要素，掌握工作例会中的 主要程序和原则，能妥善组织小型工作例会； 掌握会见、会谈的事务工作以及公务仪典、宴 请的筹划和组织工作、聚会的设计组织和主持 工作，能够独立筹划小型会见会谈事务，独立 设计组织聚会工作。 第一节 会议事务工作 秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会 议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务” 的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和 善后落实工作。 一、会议及会议要素 （一）会议 是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。 根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含 义，一是指有组织有领导地商议事情的集会；二是 指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织。 秘书的会议事务工作指的是第一种含义。美国《韦 氏新大学词典》中认为，会议是一种 会晤的行为或过程，指的也是把众多 的人员聚集起来讨论问题的社会活动 方式。 会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如 下的演变过程（见图5-1）。 （二）会议要素 构成会议的十大要素（见图5-2）。 （三）会议的不同分类 按照会议的规模划分 可以分为以下五种（见图5-3）。 按照会议的内容含量划分 实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。 依据这一标准，可将会议分为两类： 综合性会议 综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问 题。 专题性会议 这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研 究一方面的工作或事情。 按照会议召开的时间划分 定期会议 指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召 开的会议，亦称例会。 不定期会议 根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。 按照会议的级别划分 按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从 中央到地方的不同等级划分的。 按照会议的秘密程度划分 依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为 （见图5-4）。 按照会议的性质划分 决策性会议 包括立法性会议、党务性会议、行政性会议等。 非决策性会议 包括业务性会议、动员宣传布置性会议、纪念 性会议、娱乐性会议、新闻性会议等。 按照会议与会人员集中或分散情况划分 包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称 为电子会议，是在一定的电子设备的支持下举行的 本地或异地会议。 会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类 还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-1所示。 二、工作例会中的主要程序和原则 无论开展何种会议的会务工作，其总的要 求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保 安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作 具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来 划分，可以分为会前、会中、会 后三个阶段进行。 （一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下 五个步骤（见图5-5）。 以上五项具体的内容如下所述。 明确要点 秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、 任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会 期。 准备议题 围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文 件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数 据图表等。 秘书应该做好两方面准备（见图5-6）。 安排会议议程 科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二 个原则（见图5-7）。 通知开会 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话 通知和书面通知（见图5-8）。 会场准备 会场准备有以下要求（见图5-9）。 （二）秘书在会中的组织和服务工作 签到和检查会场 与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员 到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后 报告会议主持人。 集中精力，做好会议记录 会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的 秘书，要事先准备好记录用纸，要