秘书实务第五章.ppt

第五章 秘书“办会”的工作 ; 本章主要讲解秘书在会议、会谈、会见以 及公务聚会中所担承的事务工作。 主要掌握会议及会议要素，理解工作例会 和大型会议中秘书的主要工作程序和原则； 理解秘书在会见、会谈的事务工作以及公 务仪典、宴请中秘书的事务工作； 明确当前会议组织中存在的问题，关注会 议改革。;胜任小型例会中秘书的事务工作，能够顺利 地组织工作例会； 熟练掌握会见、会谈的事务工作以及公务仪 典、宴请的筹划和组织工作、聚会的设计组 织和主持工作； 能够独立筹划小型会见会谈事务，独立设计 组织聚会工作； 培养不断改革会议形式，提高会议效率的能 力。;;第一节 会议事务工作;第一节 会议事务工作 ; 会议从其产生发展到现在，已涉及到 人类生活的各个方面。 ; 秘书“办会”的工???，指的就是秘书办理会议事务 的工作。会务工作的概念及分类（见图5-1）。;（一）会议; 会议是人类社会历史发展的产物，它经历 了如下的演变过程（见图5-2）。 ;（二）会议要素 ;（三）会议的不同分类 ; 会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类 还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。 ;二、工作例会中的主要程序和原则 ;（一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作; 安排会议议程 科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二 个原则（见图5-4）。 ; 通知开会 会议通知可以采用三种方法（见图5-5）。 ; 会场准备 会场准备有以下要求（见图5-6）。 ;（二）秘书在会中的组织和服务工作; 服务性工作 小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做。 会议中，秘书要做好以下工作： （1）随时接听打进来的电话，根据需要进行处理； （2）接待随时找人； （3）为各位倒水、递烟缸； （4）适时挂图、分送材料、放投影、录音录像等； （5）适当为领导的总结性发言或会议决定、决议提 供提纲、要点等必要的材料，必要时还要及时形成需要 在会议上讨论或表决通过的文字材料。 ; 协助会议按议程进行并形成会议结果 秘书在会议中的一项重要的组织工作， 是辅助领导或主持人按议程进行会议内容 并协助对会议所有议题形成结果。还要敦 促会议形成结果。 ;（三）秘书在会后的善后和落实工作;三、大型会议中的会务工作; 秘书组在会前的工作 撰写会议方案和所需的会议文字材料 大型会议方案中主要明确8项内容（见图5-8）。 ; 落实大会发言人、发言内容及时间，以确 定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、 发言等，以便具体安排会议日程。 落实文件材料的打印、校对、装订工作。 编制“大会手册”，手册内容主要是会议名 称、会议时间、文娱活动、作息时间，大会发 言程序、讨论时间地点等。 准备与会人员名单与通讯地址联络方式的 表格，用于编制大会名录。;行政组在会前的工作 行政组在会前的工作包括七部分（见图5-9）。; 宣传组的会前工作 （1）以各种形式宣传会议的意义、目的、任务和要 求，联系安排必要的新闻报道采访； （2）设计并定制会标、会徽、会议宣传性标语、牌 匾、专栏和宣传展板。 保卫组的会前工作 主要负责会议安全保卫工作的检查和落实。保卫组 应注意必要的值勤、岗哨、门卫、消防、安全门、特殊 事件处理等安全工作的准备。目前有的采用临时与保安 公司签定协议的方式，在会议期间雇佣保安人员。 一切“前站”工作在会议召开前就绪，由各组负责人 落实后，向大会筹备处汇报，保证会议如期召开。 ;（二）大型会议会中的各项会务工作; 行政组 首先，要组织会议签到工作。常见的签到方法有 （见图5-11）。 其次，是分发文件。秘书人员一定要亲自分发、回 收，还要清点下发与回收的文件材料份数。如需回收的 文件，分发前在右上角必须注明回收字样，以便与会人 妥善保管。; 宣传组 结合会议要求组织各种形式的宣传工作，联 系并协助新闻单位做好报道，保证信息的及时发 布与交流。 保