秘书实务第一版第六章课件.ppt

第六章 秘书“办事”的工作 通过讲解秘书所从事的各项事务工作，掌 握有关会计报表与银行事务以及现代办公设备 与现代交通工具的使用。 掌握处理办公室日常事务、收集处理信息 的基本能力，掌握调查研究的基本方法和基本 知识，并且能够熟练地使用现代办公设备。 第一节 信息工作 信息工作是秘书做好“辅助管理”的 一项重要工作。它的重要性体现在工作 的方方面面。 一、秘书信息工作综述 将信息工作融其他工作中，又以信息工作推动其 他工作的展开，是秘书在当前开展工作的一个特点。 （一）“信息”的概念 信息一般是指接收者收到的预先不知道的消息、报 道或知识。 信息的几种认定 王千弓先生认定“信息是事物存在的方式或运动状 态，以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的表 达。” 徐瑞新、李欣、李登柱提出所谓信息，就是客观事 物及其联系的变化的最新反应的表征。 侯玉珍认定信息是人们在适应外部世界，并且使这 种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交 换内容的名称。我们将信息归纳这样几点（见图6-1）。 信息的特性 信息的特征表现在以下四点（见图6-2）。 （二）秘书的信息工作 我们认识信息的目的，就是要围绕信息的利用开 展秘书工作范围的信息工作。 秘书的信息工作 秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛 选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总 和，都是秘书的信息工作。 秘书信息工作的特点 秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工作的 信息的特点决定的。它包括普遍性、紧迫性、开拓 性。 （三）秘书做信息工作的基本程序 秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。所以，秘书掌握正确的信息工作处理程序相当重要（见图6-3）。 二、调查研究工作 调查研究工作在秘书工作中是目的性极强的信息 工作。其特殊性就在于秘书是专门为了获取某方面信 息而特意广泛收集加工，经过严格的信息处理程序， 得到有用的信息，并及时投入利用的。 （一）调查研究方法和秘书的调查研究工作 调查研究作为我们党的优良传统，是指一种科学 的领导方法和工作方法，是各级领导机关制定政策、 执行政策的基础，也是人们了解社会， 掌握实际情况的重要科学方法。 调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为 领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。 调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区 别的工作环节（见图6-4）。 （二） 秘书做调查研究工作的意义 秘书做调查研究工作的意义包括以下五点（见图 6-5）。 （三） 秘书调查研究的内容 秘书调查研究的内容是多方面的。一般情 况下，秘书的调查研究内容大体分为以下五类： （四） 秘书调查研究的主要形式 对调查研究形式的介绍很多，下面按照不 同的标准分别进行简单介绍（见图6-6）。 （五） 秘书调查研究的方法 调查的一般方法 研究的方法 度量研究方法 系统研究方法 动态研究方法 比较研究方法 除了以上四种研究方法外，实践中还有统计分析研 究方法、历史研究方法、情景探讨方法、概率分析研究 方法。 （六）秘书调查研究的过程和要求 无论党政机关还是公司企业单位的秘书部 门，都会有大量的调查研究工作。 准备阶段 明确调研题目（或称课题、专题） 选择调研对象 选配调研人员 准备相关信息资料 编制确认调研计划 主要内容包括如下八项（见图6-7）。 设计必要的调查问卷和表格 问卷和表格，是调研工作最大限度取得具有普遍 意义的数字和情况的最好方法，也是由普遍发现典型 的最好契机。问卷设计的主要步骤 （见图6-8）。 设计要求如下（见图6-9）。 调查实施阶段 调查实施阶段主要有三大步： 联系确认调查对象 实施调查 阶段性小结并复查验证调查结果 在整个调查阶段要注意以下两点（见图6-10）。 研究分析阶段