秘书实务第六章.ppt

第六章 秘书“办事”的工作; 本章主要讲解秘书在单位内部行政管理中各 种办公室日常事务工作。 充分认识信息在管理工作中的重要性，认识 信息在秘书辅助管理中的重要意义； 掌握调查研究的基本知识和基本方法； 通过办公室事务工作进一步认识秘书工作程 序和事理； 进一步理解秘书工作所要求的悟性。;熟练掌握信息工作的各个环节，具备 独立调查研究的能力； 具备独立处理办公室日常事务的能力， 熟练地使用现代办公设备； 培养从容办事的能力和沟通协调能力； 培养秘书的全局意识和细致入微的工 作作风。;;第一节 信息工作;第一节 信息工作; 认识到信息工作在秘书工作中的 重要地位，是做好信息工作的第一步。; 信息工作的重要性主要表现在以下三个方 面（见图6-1）。;一、秘书信息工作综述; 我们从秘书工作的角度，将信息归纳为 这样四个要点（见图6-2）。 ; 信息的特性 信息的特征表现在以下四点（见图6-3）。;（二）秘书的信息工作; 秘书信息工作的特点 秘书信息工作的特点（见图6-4）。 ;基本程序 ; 以上五个环节，周而复始地运动，是秘书信息 工作的基本程序。这个程 序可以用如下简单的示意 图表示（见图6-5）。;二、调查研究工作; 2. 调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为 领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。 调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区别 的工作环节（见图6-6）。;（二） 秘书做调查研究工作的意义;（三） 秘书调查研究的内容;（四） 秘书调查研究的主要形式;（五） 秘书调查研究的方法; 研究的方法 在实际研究中，人们发明并实践着各种研究方法。 常用的主要方法（见图6-8）。 ;（六）秘书调查研究的过程和要求; 选配调研人员。根据调研的题目和特点，调研工作 可以由秘书自己做；也可以由秘书主抓，组织部分调研 人员做；还可能为一次调研临时从各个有关部门抽调专 门调研员来做。 准备相关信息资料。这一环节主要包括查阅有关资 料；了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的 调研方面知识以及技术参考信息等等。还要为实施调查 做具体准备。 编制确认调研计划。在实际工作中，有时是一次计 划，直接报经领导审批；有时是先做提纲，经领导确认 后再细化为计划。调研计划要制定得既严密周全，又切 实可行。; 设计必要的调查问卷和表格。问卷和表格，是调研工作最大限度取得具有普遍意义的数字和情况的最好方法，也是由普遍发现典型的最好契机。问卷设计的主要步骤（见图6-9）。; 调查实施阶段 这一阶段与下一阶段研究分析的共同特点是其在 推进中不完全像我们表述过程中的逻辑性和程序性那 么强。调查实施阶段主要有三大步（见图6-10）。 ; 研究分析阶段 研究分析阶段主要包括四个工作环节 （见图6-11）。; 结论报告阶段 结论报告阶段，主要包括组织撰写调研报告工作 和调查研究的总结善后工作两项。 调研报告 真实的信息材料、细致的分析与科学的论证，是 调研报告的关键。 调查研究的总结 调查研究的总结善后工作是秘书对所组织的调研 工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有 的一个环节。 ;（七）典型的调查研究材料及调查研究报告;三、简报工作;（二）简报的作用;（三）简报的特点;（四）简报工作的基本程序;一般简报由三部分组成（见图6-13）。 ;（六） 秘书做“简报”工作的要求;四、信息资料工作;（二）资料剪贴; 资料保存 （1）根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的 剪贴簿； （2）剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便； （3）在剪贴簿的封页和脊部做好必要的标签， 标签要分类； （4）顺序插入要留存的资料并一一编注页码。 目前市场上可以买到彩色封面、透明塑膜页的 剪贴簿，规格有 A4 大小 20页、40页之分，适宜保 存不同的剪贴资料。; 1. 一些需要摘录后留存的资料，可以采用摘要卡 的形式。 2. 摘要卡是事先印制好的表格式空白卡片，一般 不小于64开大小。 3. 摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”