007文件资料控制程序007文件资料控制程序.doc

文件、资料控制程序 1. 目的 对与各管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用有效版本的文件。 2. 适用范围 适用于与各管理体系有关的文件及资料的控制。 3. 职责 3.1 总经理负责管理手册文件的批准、发布。 3.2 管理者代表负责管理手册的审核和程序文件的审核与批准，以及负责组织有关人员对现有文件进行评审。 3.3 公司总部文控中心负责总经理、人事部、销售部、设计部、项目部、商务部、采购部受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存等管理。 3.4 各部门负责本部门内部文件的编制和使用保管，由该部门的负责人审批。 4. 作业程序 4.1 新文件的编号 4.1.1 编号总则 管理体系中的文件必须编号； 外来文件和资料，先确定是否被公司采用再确定是否编号； 日常各种工作文件和管理记录以年、月为单位编号和管理。 文件编号由：公司代号（统一为：“TS”用于其它地方时不再说明）、部门名称、文件代号、年月代号、流水号等项目配合组成； 本公司日常工作文件类型代号表： 代号 文件类型 包含范围 MM 手 册 类 管理手册 RY 职责条例类 组织结构、职责条例 MP 程序规范类 程序文件 MI 作业指导书类 详细工作指引、制度、规范、规定、员工手册 OD 命 令 类 任命、命令、指令、警告 MO 通 知 类 通报、通告、通知、辞退信（辞退通知） RP 报 告 类 申请、总结、报告、草案 AE 外来文件类 地方政策、政府通告、法令法规、客户资料、技术文件等 4.1.2 编号格式与说明 4.1.2.1 体系文件的编号格式与说明（包括：管理手册、程序文件、作业指导或规范、管理制度四大类）： TS —××—××—××× 例：TS—MP—采购—001，表示：采购部第一个程序文件。 4.1.2.2 其它日常文件（除上述四大类体系文件以外的文件）、公文的编号格式与说明（如：通知、报告、计划等，但不包含会议纪要）： TS文—××—××—××××—××× 例：TS文—采购—MO—0408—003，表示：采购部在04年8月份的第3份通知/通告。 4.2 文件的编写（包括新增文件的编写） 4.2.1 管理手册由管理者代表组织编写。 4.2.2 程序文件由贯标办组织各主责部门编写； 4.2.3 设计部负责编制设计文件，包括技术标准、采购规范。生产部门负责编制工艺文件。 4.2.4 其它管理文件、作业指导书或规范由相关部门组织编写。 4.2.5 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不作统一要求。编写管理体系文件时若涉及人物时尽量采用职务称谓，编写公文时，若涉及人物尽量采用人物全名。 4.2.6 文件编写过程中，根据文件类型向文控中心申请文件编号，若文件最终不能审批通过，其号码则被收回。 4.3 文件的审批 4.3.1 管理手册由管理者代表审核、总经理批准。 4.3.2 程序文件由主责部门的主管人员审核，管理者代表批准。 4.3.3 设计、开发文件由技术开发部经理审核，总工程师批准。 4.3.4 其它与产品相关的技术文件、作业指导书、检验规程及标准由上一级主管人员审核，技术开发部相关负责人批准。 4.3.5 其它部门级管理文件、由相关部门负责人审核，上一级主管人员批准。 4.3.6 以部门名义对外发出的业务文件，由部门负责人批准。 4.3.7 部分比较重要的对外公文或部分比较重要的内部发行公文（如：公司重大的决策、重要的政策、重要的人事变动等）由总经理批准。 4.3.8 公司对内发出的公文，如：通知、通告、一般规定、奖惩通报、人事异动通知或其它需公开发布的管理文件，可由部门经理审核相关副总批准。 4.3.9 需受控的文件在送审的同时需填写《文件分发与签收清单》以确定分发部门，并由此文件的审批人负责审批《文件分发与签收清单》。 4.4 文件的受控与发放 本公司的管理体系文件由文控中心统一发放、管理，其它非受控文件可由各部门自行发放、管理；受控范围包括但不限于：手册类文件、程序类文件、制度类文件、规范类文件、规定类文件、作业指导类文件、技术文件、纳入本公司管理范畴的外来文件及各部门特别提出作为受控文件发放管理的文件。 4.4.1文件受控、发放时，经办人将文件连同其电子档（外来文件不提供电子档）以及《文件分发与签收清单》三份资料交文控中心，缺少其中一份资料或审批不完整的文件，文控中心不予受控及发放。 4.4.2文控中心管理员将收到的文件原稿作好编目登记， 填写《文件归档编目清单》 4.5.2 各部门应有专人负责文件管理，并建立《文件归档目录清单》，以便管理及查询。文件应有序的存放以便于存取和查阅。 4.5.3 文件使用部门及文控