文件资料控制程序.doc

江阴市东润机械制造有限公司 拟 制： 审 核； 批 准： 版 次： A/O 生效日期： 2012/01/01 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 JPL-QP-01 文件版本 A/0 文件名称 文件资料控制程序 页次 2/7 1.0目的 规范文件的编写、审批、收发、标识、保管、销毁程序，支持质量管理体系的运行，防止作废文件的误用，确保使用时能够获得现行有效版本。 2.0范围 适用于本公司所有质量管理体系文件及外来文件。 3.0权责 3.1 品质部：负责文件的发放、回收、标识、销毁及本部门文件保管，并对各部门文件管理进行稽查。 3.2 工程部：负责发行前的技术文件的管理。 3.3 其他相关部门：配合文控文件管控及保存工作。 4.0定义 4.1 一级文件 - 质量手册：阐明本质量体系如何满足国际标准要求。 4.2 二级文件 - 程序文件：阐明活动过程的流程及不同过程的接口。 4.3 三级文件 - 作业文件：作业指导书、管理办法、检验规范、工艺文件和图纸，说明具体要求。 4.4 四级文件 - 表单：用以收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的记录。 4.5 外来文件 - 凡与质量体系或产品相关的国际/国家/行业标准,客户/供应商提供的图样、检验标准或工艺要求均为外来文件。 5.0 工作程序 5.1文件资料控制流程图（附件一） 5.2 文件格式： 5.2.1 程序文件结构按以下格式编写： 1.0目的　　 　 2.0范围　　 　3.0权责　 　 　4.0定义（无时填“无”） 5.0工作程序　 6.0相关文件　 7.0相关表单 8.0附件 5.2.2 文件章节编号： 1.0 → 1.1 → 1.1.1 → 1.1.1.1 1.1→ 1.2 → 1.3 → 1.4……依此类推。 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 JPL-QP-01 文件版本 A/0 文件名称 文件资料控制程序 页次 3/7 5.2.3 文件的页码格式为：页次/总页数, 如1/3表示共3页的第1页。 5.2.4 文件的版面格式：质量手册和程序文件版面格式与本程序一致；三级文件格式由编制部门根据文件内容自行确定；表单由各主管部门制订，文控统一编号管理。 5.2.5 文件的版本/版次规则 □/ □ 文件修订的次数，从0-3 文件的版本，从A-Z 5.2.5.1 质量手册、程序文件、作业文件、表单（包括技术图纸）的版本/版次的规定均从A/0开始。即第一次编制的原版以A/0表示，A版第一次修订的以A/1表示，A版第二次修订的以A/2表示，依此类推。 5.2.5.2 为避免版次修订次数太多，影响文件的系统性，凡版次经4次修订后，原编制部门应变更版本，发行第B版、第C版……等，依26个英文字母顺序变更,即A/3→B/0、B/3→C/0……。 5.3 文件的编号系统 5.3.1文件编号格式 类别 质量手册 程序文件 作业文件 表单 外来文件 级别 一级 二级 三级 四级 ---- 代码 QM QP WI RD ED 编码 JPL-QM-01 JPL-QP-□□ □□-WI-□□ □□-RD-□□-□/□ 用原编号 5.3.2文件编号格式说明 (a)一级文件编号 JPL —QM--01 顺序号 质量手册英文缩写 本公司名称金普利字母代号 江阴市东润机械制造有限公司 文件编号 JPL-QP-01 文件版本 A/0 文件名称 文件资料控制程序 页次 4/7 (b)二级文件编号 JPL —QP—□□ 流水号(01、02、03……) 程序文件英文缩写 本公司名称金普利字母代号 (c)三级文件编号 （1）. 部门代码 部门 部门代码 受控号 部门