文件和资料控制程序讲解.doc

XXXX有限公司 文件和资料控制程序 编 号： COP-GEN-001 版 次： A/0 总页数： 7 编制： 审核： 批准/日期： A部分：页码状况 页次 1/6 2/6 3/6 4/6 5/6 6/6 版次 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 A/0 页次 版次 B部分：更改记录 页次 版次 文件更改前 文件更改后 更改日期 Page:1/1 XXXX有限公司 文件和资料控制程序 编号：COP-GEN-001 版次：A/0 页次：1/6 1. 目的 通过对质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，保证与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态。 2. 适用范围 适用于与质量管理体系有关的所有文件和资料的控制。 3. 职责 3.1 人力资源部文控负责对所有与体系有关的文件和资料实施归口管理。 3.2 各部门文员负责所属区域的文件签收、转发及分类管理。 3.3 稽察办负责组织系统运作文件（程序文件、管理类文件）实施效果的监查。 4. 程序 4.1 文件的编制与审批 4.1.1 各类文件的日期书写统一按年月日的顺序书写。书写方式为：2008-8-18。 序号 文件 阶层 文件类型 编 制 审 核 会 审 批 准 备 注 1 一阶 质量手册 稽察办 常务副总 集团各副总 各部门经理 总经理 2 二阶 程序文件 各部门经理 副总 相关部门 经 理 常务副总 部份涉及集团文件由集团副总会审 3 三阶 管理类文件 各部门 部门经理 相关部门经理 常务副总 部份涉及集团文件由集团副总会审 4 三阶 工艺、检验标准作业文件、参数标准作业类文件(含外来) 各部门 主管/工程师 部门经理 5 三阶 部门组织架构、人员定编 部门经理 副总 常务副总 公司组织架构由常务副总编制，董事总经理批准 6 四阶 表格 各部门文件 制作人员 随文件 常务副总 随文件 补充说明：1）文件编制人可以由部门经理指定人员编制,但审批必须是上一级人员; 2） 相关部门是指体系在运作中有与其它部门相关联的部门，则视为相关部门; 3）以上各类文件审批人不在岗时，可由其代理人或常务副总签名后生效； 4）岗位说明书审批：副总级由常务副总编制，总经理审批；部门经理级（包括副经理）由副总编制，常务副总审核，总经理批准； 主管/工程师/组长/文员由部门经理编制，副总审核，常务副总批准；其他人员由部门主管编制，经理审核，副总批准。 4.1.2 所有受控文件的编写不可用铅笔，以防被纂改。 4.1.3 所有中文受控文件的公司名称统一规定为：XXXX有限公司； 英文受控文件的公司名称统一规定为：XXXXXX。 4.1.4 公司内部编制的文件应包括文件封面和文件正文部分，ECN、岗位说明书、组织架构图除外； 4.1.5 文件审批权限（见上表）： XXXX有限公司 文件和资料控制程序 编号：COP-GEN-001 版次：A/0 页次：2/6 4.2 文件的发放 4.2.1 各级文件A/0版由文控按批准的《文件审批单》发放；文件改版发放范围由文控 按上一版发放范围发放，如有变更（仅指旧版文件有发某部门，而升版后的文件 取消发该部门或增加多发一个部门），相关部门填写《文件审批单》时需在“文 件摘要”栏内注明此次取消或增加发放的部门及单位。 4.2.2 文件发放前由各部门打印原件，申请人填写《文件审批单》，经相关人员批准后 交文控，并同时将文件电子档E-MAIL给文控（BOM、技术图纸、ECN非标单及外 来文件除外），文控收到原件及电子档文件后，依《文件审批单》所列的需求部 门进行发放，部门文员签收。 4.2.3 部分文件急需使用时，文控收到此类文件后需在 2H内发放到作业现场。 4.2.4发放的文件分“受控文件”和“参考文件”两种。“受控文件”指直接用于指导生产或影响系统运作的文件;如：外来文件、手册文件、程序文件和工作文件。“ 参考文件”指不会受版本更改控制的文件,不需回收及更新，只作参考，不会受 到控制，但也不能作为生产指导的依据。 4.2.