01文件、资料控制程序.doc

莱茵艾佳电梯 管理体系程序文件 编号：AJ/CX-01 页码： PAGE 3 版本：第 1 版 修改：第 0 次 日期：2011 状态：受控 文件、资料控制程序 AIJIA ELEVATOR程序文件 PAGE 3 1.目的 对文件和资料进行控制，确保与公司质量、环境管理体系有关的各个场所使用的文件均为有效版本，并通过文件更改控制确保文件的适用性与有效性。 2.适用范围 本程序适用于公司质量、环境管理体系运行过程中所使用的文件和资料的控制。 3.职责 职能部门 控制职责 品质部 负责组织质量和环境的手册及程序文件的编制、修订、发放、更改和收回。 负责组织产品质量、环境文件、检验指导书和检验记录的编制与管理。 营销中心 负责销售文件、记录及分公司（代理商）档案的管理及控制。 技术开发部 负责产品图样和相关技术文件及资料的发放、更改、收回的管理与控制。 制造部 负责产品生产计划、工艺文件的发放、更改、收回及使用的管理与控制。 负责生产现场环境作业指导书的编制、发放、使用与管理。 工程服务部 负责安装、服务过程控制文件、记录的管理与控制。 人力资源部 负责员工培训、意识和能力等文件、记录的管理和控制。 其他职能部门 完成职能范围内三级质量管理文件和资料的编制、发放、更改和使用的控制。 4.程序 4.1文件、资料的编制及审批 4.1.1质量手册由品质部组织进行编写，并由管理者代表审核，总经理批准。 4.1.2品质部负责组织各职能部门进行程序文件的编写，程序文件经相关职能部门负责人传阅、归口职能部门负责人审定后，由品质部统一整理成册报管理者代表审批。 4.1.3技术开发部负责图样、技术文件和标准的编制、发放、更改及回收的管理和控制，技术文件的编制和更改必须由相应的技术负责人进行审批。 4.1.4制造部生产工艺组负责产品工艺文件的编制，并由工艺负责人进行审批。 4.1.5其他质量、环境文件由归口管理部门根据需要进行编制，由授权单位进行审批。 4.2文件编号 4.2.1质量和环境手册编号 4.2.1.1文件编号 质量手册的编号为AQM-03，其中，A代表山东莱茵艾佳电梯有限公司；QM代表质量手册；-01代表质量手册的版本号为第01版。 4.2.1.2受控号 质量手册的受控号为QM-XXX（0X），其中，QM代表质量手册；XXX用阿拉伯数字代表某本质量手册的编号；（0X）代表本质量手册发放的年份。 4.2.2程序文件编号 4.2.2.1文件编号 程序文件的编号为AJ/CX-XX，其中，AJ是用AIJIAELEVATOR的前两个字首个英文字母代表山东莱茵艾佳电梯有限公司；CX代表程序文件；XX是用阿拉伯数字代表某个程序文件的编号。如AJ/CX-01代表山东莱茵艾佳电梯有限公司的第01号程序文件，名称是“文件、资料控制程序”。 4.2.2.2受控号 程序文件的受控号为PD-XXX（XX），其中 PD代表程序文件；XXX用阿拉伯数字代表某本程序文件的编号；（XX）代表本程序文件发放的年份。 4.2.3作业指导书（管理规定）编号 AJ/XX-ZY（GL）-XXX，其中AJ是用AIJIAELEVATOR的前两个字首个英文字母代表山东莱茵艾佳电梯有限公司；XX为各职能部门的代号（以汉语拼音的第一个字母表示，表示方法附后）；ZY代表作业指导书；GL代表管理规定/文件；XXX用阿拉伯数字代表文件的序列号，如001等。 职能部门代号表示方法： 总经理办公室：ZB 品质部：PZ 营销中心：YX 技术开发部：JK 工程服务部： GC 制造部：ZZ 财务部： CW 人力资源部：RZ 说明：公司及各部门发布的质量、环境管理体系以外的文件控制按《公文管理（暂行）规定》执行。 4.2.4记录 BE/XX-ZY（GL）-J-XXX，其中BE是用BESTER的前两位英文字母代表山东百斯特电梯有限公司；XX为各职能部门的代号；ZY代表作业指导书；GL代表管理规定；J代表记录；XXX用阿拉伯数字代表记录的序列号。 说明：作业指导书（管理规定）和记录的受控号与文件编号相同。在文件的管理中可以在考虑经济性和可操作性的前提下，暂时不按本程序进行编号，但当文件进行更新或新增文件时，应采用4.2.3和4.2.4条款的规定进行编号。 4.2.5技术文件的编制 技术文件的编制依据是《产品工作图样基本要求》、《产品图样及设计文件更改办法》、《工艺文件更改规定》和《产品图样