01文件控制程序.doc

深圳市XXXXXX有限公司

程序文件

文件编号：FSMS-CX-01

文件控制程序

版本/修订状态：A/0

发布日期：2023-9-01

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1.目的

对与食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、适宜性和完整性，确保工作现场所使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

2.适用范围

适用于食品安全管理活动过程中使用的管理文件的控制。

3.职责

3.1总经理负责食品安全管理方针和目标、手册、程序文件和外来文件的批准。

3.2食品安全小组组长负责组织编写和审核手册和程序文件,批准工作文件。

3.3各部门负责本部门工作范围内与食品安全管理体系有关的文件的编写和审核、使用的管理。

3.4公司办公室是文件的归口管理门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。

4.术语和定义

受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。

所有食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。

5.实施要求

5.1文件分类、编号和版本标识

5.1.1食品安全管理体系由管理手册、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记

录五部分组成，分别规定编号规则如下：

1）管理手册：食品安全管理体系-公司代码-手册代码发布顺序号

如FSMS-QiQi-01食品安全管理体系手册

2）程序文件：程序文件代号-顺序号。

CX代表食品安全管理体系要求的程序文件。

如食品安全管理体系的程序文件：FSMS-CX-01

3）工作文件：公司代码-制度文件代号-顺序号。

如FSMS-ZD-01代表第01号工作文件。(原有管理制度不变，新增按此编号。)

4）表格（记录格式）：公司代码-程序文件代号-顺序号。

如FSMS-CX-01-01代表记录，是1号程序文件使用的第1份记录格式。

当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。

5）记录的编号即记录标识：使用流水号或第几页共几页表示。

6）外来文件保留原编号。

5.1.2文件的版本与状态：

食品安全管理体系文件应标明版本和状态。

其格式为：第一版本用A/0，A表示该文件是第一版文件，0表示该版本的文件没有修改,在第一版文件上进行修订的次数用1，2等阿拉伯数字表示。

第二版本用英文字母“B”表示，修订状态用阿拉伯数字表示，即0,1，2，等。如B/0表示第二版本，B/1表示第二版本第一次修改。

5.2文件受控状态

5.2.1公司内部使用的食品安全管理体系文件均为受控文件。

5.2.2公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《管理体系文件一览表》。

5.2.3公司外部使用的食品安全管理体系文件均为非受控文件。

5.3文件编制、审核、批准

5.3.1方针、目标和管理手册、程序文件由食品安全小组组长组织编制并审核，总经理批准颁布实施。

5.3.2工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由食品安全小组组长批准。

5.3.4组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。

5.3.5管理体系文件一律用宋体，行距固定为22磅。

其他未详细规定事项套用本文件格式。

5.4文件的发放、保存和管理

5.4.1食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由公司办公室保存并不得外借。

以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。

5.4.2文件发放对象由食品安全小组组长根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的

文件。由公司文件管理员统一复制食品安全管理体系文件，并在文件封面或第

一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或人员，填

写《文件发放/回收登记表》，由文件使用人或其主管签领。

体系文件发放的同时发放其引用的表格(记录格式)。

5.4.3外部人员仅是借阅文件，应由食品安全小组组长批准后，填写《文件借阅登记表》，由公

司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。

5.4.4《管理体系文件一览表》应适时更新以反映文件实际修改状态。

5.4.5文件应分别标识，由使用人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方(现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件置于公司办公室)，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。

5.4.6公司办公室定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检

查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。

5.4.7因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补

发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，公司办公室文件管