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内部资料注意保存

上海xxxxxxxxxxxx有限公司管理文件

文件编号：xxxxxxxx05第1版签发：

文件与资料控制程序

1目的和适用范围

1.1为进一步规范xxxxxxxx贸易有限公司（以下简称公司）文件

的制定、修订、审批、下发、流转、归档、作废和销毁等管理工作，

特制订本管理程序。

1.2本程序适用于公司各部门。

2职责

2.1管理部是公司文件的综合管理部门。

2.1.1负责组织对由各部门制（修）订的公司管理文件的会签，

协调有关问题,明确职责分工，负责组织编写公司管理手册。

2.1.2负责公司各类文件的送审、拟办、下发、流转、签收以及

有关文件和资料的归档工作，指导、检查、督促各部门做好相关文件、

资料处理工作，协调文件、资料处理中的有关问题，建立实时、高效

的文件管理体系。

2.2各部门负责对公司下发的各类文件的接收、处理、执行、流

转与反馈。

2.3各部门负责本部门所辖业务内管理文件的制订和修订。

2011年9月28日发布2011年10月8日实施

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3管理文件和公文的定义

3.1管理文件。根据《规章制度管理规定》定义，管理文件是各

类管理制度、程序文件和管理细则的总称,是阐述长效管理流程、业

务流程和管理机制的文件。

3.2公文。根据《规章制度管理规定》定义，是公司行政管理过

程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行

务活动的重要工具。包括：行政文件、会议纪要、呈批文(内部呈批

文)和外来文件。

3.2.1行政文件。是指公司制定的阐述公司各类决策和指令(包括

决定、决议、通知、通报、意见、批复、函等),并套用“xxxxxxxx

贸易有限公司”作为文件文头的文件。

3.2.2会议纪要。指公司各类会议所形成决定事项。

3.2.3呈批文（内部呈批文）。指向上级公司（公司）请求指示或

向领导汇报工作、要求上级公司（公司）批准事项的文件，包括请示、

报告、汇报、意见等。

3.2.4外来文件。是政府部门、上级组织及其它单位发往公司的

各类公文（包括文件、资料、标准等文本）。

4管理文件

4.1管理文件分为两级：公司级管理文件、部门级管理文件

4.2公司管理文件按专业分为客户管理、营销策划、采购管理、

销售管理、招标管理、物流管理、进出口管理、生产管理、技术管理、

质量控制管理、设备设施管理、安环管理、财务管理、信息系统管理、

人力资源管理、综合管理、体系管理、船舶管理、投标管理十九大类。

4.3.1公司级管理文件按内容共分三级。一级文件内容主要阐述

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某一管理专业\管理要素的管理模式、原则、要求和相关定义，并体

现出二级、三级文件之间的逻辑关系，一般情况下，统称为“***制

度”；二级文件内容主要阐述某一管理专业/管理要素项下的业务流程

的控制要求或具体管理工作的要求，一般情况下，统称为“***办法\

控制程序”；三级文件内容是对二级文件某一部分的详细规定或补充

说明，一般情况下，统称为“***管理细则\操作细则”等名称。

4.3.2管理文件统一采用“***管理文件”作为文头，公司级管理

文件格式见附件1。

4.4公司级管理文件管理流程。

公司级管理文件管理业务包括制订、审批、下发、修订、作废及

评审等6个主要环节，具体流程图见附件2。

4.4.1制订。

文件制订部门对相关管理流程进行梳理，组织相关部门讨论，然

后将梳理后的结果编制成文件，并以公司暂行办法试行一段时间以

后，方可转换成管理文件，提交管理部进行审批。

4.4.2审批。

管理文件的审批包括：初审、会签及签发流程。

4.4.2.