001文件资料和记录控制程序001文件资料和记录控制程序.doc

深圳市喜源源科技有限公司 编 号 XYY-QP-QA-001 程 序 文 件 版 本 A/0 页 次 1/7 文件资料及记录控制程序 制 订： 审 批： 核 准： 制 订 部 门： 品 质 部 生 效 日 期： 2013.1.10 深圳市喜源源科技有限公司 编 号 XYY-QP-QA-001 文件资料及记录控制程序 版 本 A/0 页 次 2/7 1﹑目的： 使综合管理体系文件与数据(包括适用的外来文件)正确流通及管制，以保证各相关部门能够适时获得正确有效之文件与数据;并对相关记录作适当保存. 2﹑范围: 与ISO9001:2008质量体系有关文件及资料。 3﹑职责： 3.1内部文件与资料之制订﹑修订﹑废止与收发管制权责表： 文件阶层 制 订 审 核 核 准 收发管制单位 一阶文件 管理代表 总经理 文管中心 二阶文件 部门主管 管理代表 总经理 文管中心 三阶文件 相关人员 部门主管 管理代表 文管中心 四阶文件 相关人员 部门主管 管理代表 文管中心 3.2外部文件资料：由相关部门收集，经相关部门主管审查核准后交文管中心签收管制。 4﹑定义﹕ 4.1内部文件/资料： 文件级别 文件名称 一阶文件 品质手册 二阶文件 质量管理程序 三阶文件 作业指导书﹑检验规范﹑操作说明﹑承认书、BOM、管理办法、职务说明书 四阶文件 各类记录表单 4.2外来文件资料：有关国际/国家标准﹑法律及法规要求﹑协力厂商材料规格﹑客户图面及技朮资料，集团其它公司之发行资料等。 5﹑程序内容 5.1文件管制流程图：见附件一 5.2 文件的制订：文件需制订时，由权责部门提出《文件制订/修订/废止申请单》进行文件制订作业，经相关部门会审，由文管中心按文件编号原则对新文件进行编号，制订部门依据文管中心编号将文件按3.1权责进行审核﹑核准后交文管中心进行分发作业。 5.3文件格式规定： 5.3.1一阶文件格式：参照XYY-QM-001之封面页和内页格式。 5.3.2二阶文件格式：参照XYY-QP-QA-001之封面页和内页格式。 5.3.2.1尺寸：一般影印A4纸之固定格式。 5.3.2.2内容页书写之顺序：1﹑目的；2﹑范围；3﹑权责；4﹑定义；5﹑程序内容；6﹑相关文件/ 深圳市喜源源科技有限公司 编 号 XYY-QP-QA-001 文件资料及记录控制程序 版 本 A/0 页 次 3/7 资料；7﹑使用表单；8﹑附件。 5.3.3三﹑四阶文件格式：不统一规定由制订部门根据文件的需要而定。 5.3.4一﹑二﹑三阶文件页数包括附件部分。 5.4.文件编号： 5.4.1文件编号原则： 文件级别 编号规则说明 流水号说明 一阶文件 文件代码（XYY-QM）+流水号 自001开始编号，依此类推 二阶文件 文件码(XYY-QP)+部门码+流水号 自001开始编号，依此类推 三阶文件 文件码(XYY-QB)+部门码+流水号 自001开始编号，依此类推 四阶文件 文件码(XYY-QR)+部门码+流水号+版次 自001-A开始编号，依此类推 注：流水号为同部类别部门发行的流水号001-999。 5.4.2文件编号由文管中心以《文件总览表》列表管制，不可重复使用已有或已作废的文件编号。 5.5部门代码： 部门名称 部门代码 部门名称 部门代码 总经理室 GM 生产部 SC 采购部 PU 品质部 QA 人事行政部 GL PMC部 ZC 工程部 IE 业务部 YW 5.6文件的版本/版次： 5.6.1文件版次以大写英文字母表示，即以A版﹑B版﹑C版以此类推；文件第一次制订定之原始版以A0表示，如作修订时则以阿拉伯数字表示，即A1版﹑A2版以此类推(文件始发版为0版)，当修订次数超过5次(不包括5次)时，必须改版发行，即从A版换至B版。 5.6.2表单的版本/版次：此仅限于四阶文件使用，从大写英文字母A开始后以B﹑C类推。 5.7文件资料的制订﹑修订﹑废止与收发权见3.1列表。 5.8文件的颁布/分发与收回： 5.8.1文件制订/修订经各权责单位核准发行时制订人一并将电子文件E-MAIL至文管中心，由文管中 心统一整理并登记于《文件总览表》。 5.8.2一﹑二﹑三阶文件的收发管制，由文管中心依《文件制订