文件及记录控制程序.doc

1.目的 对与公司质量/环境管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用文件为有效版本。以确保质量/环境管理系统所使用的文件在制作、审核、发行、修改、保管等过程均能有效管制，确保相关部门能适时利用有效的适用文件，同时制订与维护各项质量/环境记录之鉴定、收集、归档、取阅及保管规范。 2.范围 2.1适用于与质量/环境管理体系有关的文件控制。 2.2 适用于为证明产品符合要求和质量/环境管理体系有效运行的记录。 3.定义 3.1质量/环境手册是描述质量/环境管理体系总体结构和要求的纲领性文件。 3.2程序文件是指过程控制程序的文件。 3.3规范文件是指具体操作者、检验者使用时，对工作细节进行操作、检验规定的文件。 3.4外来文件是指客户提供的图纸或样品、行业标准、产品法律法规、国家相关的法律、法规等。 3.5受控文件: 3.5.1本公司使用于质量/环境管理体系的文件均为“受控文件”。 3.5.2标识受控 a、每页上须盖有蓝色“受控文件”文件发行印章。 b、每页上必须有日期标识、文件编号、版本版次、页码和文件名称。 3.5.3字体受控 本公司所有受控文件，文件内容字体大小均为“小四号”简宋体。 3.5.4发放受控 发放前必须审批及登录。 3.5.5保管受控 a、原稿(无须盖章)由文控负责保管。 b、发放后的文件由接收者保管。 c、文件修订变更，文件发放更改时旧版文件由文控统一收回。 4.权责 4.1质量/环境手册由管理者代表编写，总经理审核，文控负责收发。 4.2质量/环境程序文件由管理者代表负责编写，总经理批准，文控负责收发。 4.3各部门业务范围内的其他文件由相关人员编写4.4各种空白记录表格由各部门负责人编制，然后由文控负责编号与收集整理。 4.5各类外来文件（管理体系方面的法律、法规、标准；政府及政府部门发出的文件等），由执行部门责任人审核，责任部门主管批准； 4.6内、外部图样由工程部相关责任人审核，工程部主管批准； 4.7各部门应由专人负责收集、整理和保管与质量/环境管理体系有关的文件 4.5管理者代表负责公司对现有质量/环境体系文件的定期评审。 5.作业程序 5.1文件代号、编号及版本编制原则： 5.1.1文件代号： a、QM－质量/环境手册。 b、CX－质量/环境程序文件。 c、WI-生产作业文件、设备操作文件，检验指导文件，职务说明书、员工手册、行政管理规定与环境三级文件等工作性文件。 d、QR－记录表格。 e、BOM－物料清单。 f、ECN－工程变更通知单 5.1.2各部门代码编制如下： 公司；；　 生产部-SC； 品质部-QC； 工程部；　　 5.1.3文件编码 A.质量/环境手册编码：(举例) KD-QM-001 顺序号 质量/环境管理手册代号 公司名称代码 B、质量/环境程序文件编码 (举例) ： KD-CX-001 顺序号 质量/环境程序文件代号 公司名称代码 C、工作文件编码 (举例) ： KD-XXX-WI-*** 顺序号 工作文件代号 部门代码 公司名称代码 备注：外来文件属特殊文件，有其不确定性，直接按照原有编号进行编号管理，须分类编制外来文件清单、加盖“外来文件”印章。 E、记录表格编码：(举例) KD-XXX-QR-*** 顺序号 记录表单代号 部门代码 公司名称代码 5.1.4 版本版次编号 A/0:表示第一版，0次。如文件修改一