g-007-文件与记录控制程序D.doc

Q/CNPC-CPL 001-2003 文件和记录控制程序 第 PAGE 10 页，共 15页 1 目的 为了确保公司各现场能够及时得到有效版本的管理体系文件,使规定的记录得到有效控制，实现规范管理，保持符合标准和本管理体系要求的证据，特制定本程序。 2 范围 适用于公司管理体系文件的编制、修订、标识、计划申报、发放、使用、回收、归档、借查阅、清理、销毁等控制。 适用于记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置控制。 适用于外来文件识别、获取和配发管理。 3 职责 3.1 质量安全环保部为本程序的归口管理部门。 3.2 管理体系文件和记录由质量安全环保部负责控制与管理。 3.3 外来文件的识别、与管理： 3.3.1 生产设备设施的使用说明书、维修手册等由生产部负责识别、管理。 3.3.2 顾客提供的图样、产品标准类外来技术文件由技术开发部负责识别、管理。 3.3.3 办公设备的使用说明书、维修手册，地方政府下发的文件或通知等由总经理办公室负责识别、管理。 3.3.4 监视和测量设备的使用说明书和维修手册由质量安全环保部负责识别、管理。 3.3.5建筑设施有关资料，法律法规，与质量、职业健康安全和环境管理有关的标准等外来文件由经营策划部进行识别、管理。 3.3.6其它部门、基层单位负责对上述未涉及的作为工作依据的其他外来文件等资料的识别、管理。 4 工作程序 4.1控制范围 4.1.1 管理体系文件的控制范围： 1）管理手册：质量管理手册、职业健康安全管理手册和环境管理手册； 2）程序文件：质量管理类；职业健康安全管理类和环境管理类； 3）作业文件：技术文件(指导书、计划书、技术标准、操作规程等)和管理文件(管理标准、管理规定等)； 4）记录格式、未填写的记录本和电子文本（格式已规定）、检查表等。 4.1.2外来文件的控制范围： 法律法规条例（国家、地方）； 标准（国家标准、行业标准、企业标准）； 顾客提供的产品标准、使用说明书（生产设备、监视和测量设备、办公设备及其它设备设施）、维修手册（生产设备、监视和测量设备、办公设备及其它设备设施）、图样等资料； 地方政府下发的文件或通知等； 作为工作依据的其他外来文件和资料。 4.1.3 记录的控制范围： 1）本款所指记录是指在规定格式记录本或电子文本中填写所从事活动证据后形成的规范文本。 2）已填写的记录本、检查表，报告等。 4.2 文件编制或识别与更新 4.2.1 体系文件编制、审批、修订与换版 1）管理体系文件由质量安全环保部组织编写、会审，并报送公司主管领导批准后实施。管理手册由总经理批准后发布。程序文件和作业文件由管理者代表批准后发布。 2）基层单位据自身管理需要编制的作业文件，由本单位经理审批，报质量安全环保部备案。 3）文件的编写要求按公司《体系文件编制导则》执行。 4）文件修改 （1）各部门、基层单位对文件有修改建议时填写《文件修改申请单》（电子文档），送质量安全环保部汇总。 （2）QHSE管理体系文件修改，由质量安全环保部审核汇总《文件修改申请单》，报管理者代表审批后组织实施： 电子文档的修改在网上实时更新； 文本文件采用《文件修改通知单》实施修改并做好记录和修改标识。 修改的内容采用下划线进行标识。 5）文件换版 当发生下列情形时，应进行换版： （1）文件经过多次修改，使用时易出现差错，应进行换版； （2）公司内、外部资源和环境发生较大变化，如管理机构或职责发生较大变化，应进行换版； （3）引用标准等发生较大变化时； （4）体系文件不适用时； （5）最高管理者要求时。 6）记录： （1）记录格式由质量安全环保部组织编制、审核，确定名称、编码、格式，汇总成《记录格式汇编》； （2）受控记录在《受控记录明细表》中统一命名和编码； （3）《受控记录明细表》应明确记录的名称、编码、保留期限、保留部门、填写部门，作为记录控制依据； （4）文件中引用到的物资管理系统中的记录，直接采用其格式； （5）当顾客有特殊要求时，及时对记录的格式进行修订，保持原记录的名称、编码和内容； （6）体系文件换版时，根据策划结果对受控记录进行增减和修订； （7）各部门、基层单位需要增加或修改记录格式的，由各相关人员提出草案，经所在部门、基层单位领导审核后，报质量安全环保部审批、备案，纳入《记录表格汇编》，并列入《受控记录明细表》中，方可实施； （8）各部门、基层单位建立适合于本单位《受控记录明细表》，明确本部门、基层单位的受控记录； （9）根据记录的实施情况，每年应对记录格式的适用性进行评审。如需更改，按本程序文件要求执行。 4.2.2外来文件的识别、获取与更新 根据职责3.3条款规定，外来文件由相关部门、基层单位按职责范围进行识别、更新，确保其有效性和适宜性，保持《有效文件清单》并归档保存