仓库审计接待流程与注意事项.docx

PAGE / NUMPAGES 仓库审计接待流程与注意事项 一．接待流程 布置接待环境 → 确认客户抵达地点，时间 → 安排接待人员及车辆 → 事先再次确认 →抵达目的地，领导欢迎 → 公司介绍（宣传片）→ 参观力可封仓库 → 合影留念 →赠送礼品 → 商务洽谈 → 餐饮娱乐安排 → 送客户 二．接待环节说明与要求 1.布置接待环境 接待室的环境应明亮、安静、幽雅，摆一些花卉盆景、字画、公司介绍的杂志等（日本人喜欢的文化氛围）。放好桌牌（公司、姓名）和公司的产品资料，在公司门厅边上打上欢迎词：写上“欢迎XX公司XXX先生（女士）”（若需保密，可不要XX公司）以及本挚联公司的名称），可准备鲜花。 2.安排接待人员及车辆 接待员协调好客户考察当日所需的接待人员—仓库经理、相关领导等。 根据需求安排车辆进行接送，视具体情况而定（客户可能自己有车） 3.事先再次确认 客户出发前一天，与客户再次确认，包括出发时间，联系方式和人数，预计到达时间等信息。 4．领导欢迎 客户抵达公司后，由于属于重要的客人，可能需要袁总出面迎送。接待员需及时帮助客人拿行李。在欢迎至办公室途中，可以先大概介绍一下公司总部内的各个功能区的划分和建筑。（视情况而定，环境一般可忽略）。 5.公司介绍（宣传片） 将客户引导至接待室或会议室，为客户倒好茶水，准备好将要播放的宣传片等资料。进行简短的欢迎词，然后开始播放公司宣传片，并通过幻灯片讲解我们的仓储产品和能力（特别重要的客户最好是公司高层领导讲解，整个介绍时间控制在30分钟之内，对公司的历史的讲解要简明扼要）。 6.考察样板仓库：力可封仓库 由仓库经理和袁总陪同客户参观力可封仓库，（具体讲解内容需根据在仓库内行进路线确定），仓库经理向客户逐一介绍力可封项目仓储情况，涉及到的仓储流程，问题。 需准确详细地回答客户提出的问题，对客户提出的涉及机密或者不便作答的问题巧妙地回避，可以由高层视情况进行话题引导。（重要客户可能需要高层领导全程陪同） 7.合影留念 对公司考察的客户举行合影留念（最好是即拍即印，送给客户做留念）。 8.赠送客户参观礼品 除了照片之外，可以另外准备代表公司的一些小礼品（50元以内）。 9．商务洽谈 进入到商务洽谈环节，根据考察样板仓，逐一回答客户问题或者主动告知我们的仓储能力。包括人员配备，运作能力等。 10．餐饮娱乐安排 可以安排晚餐或者其他娱乐活动，控制尺度，注意餐饮娱乐时的商务礼仪。 11.送客户 考察接待完毕，接待人员主动为客户提行李，并送客户至车前，和客户握手道别。 三、注意事项 1.由于500强的欧美大企业都有很强的合规规则。 赠送的小礼品价值不可以高，有纪念意义即可。 另外餐饮娱乐也是如此（只做预定，有可能因为合规等问题会取消餐饮娱乐安排） 2.岗位人员配置 ⑴ 需配置翻译：由于客户属于日本人，配置日语翻译，一方面表面我方对日本人的重视，把日本人照顾得舒服。另外一方做好准备工作，预防意外问题的发生。 ⑵ 需有接待员：全程跟随接待客户，收集信息，协调部门和人员、处理接待事宜中的细节问题。 3. 当天参加的所有人员需着职业正装、行为举止符合商务礼仪、工作细致、热情大方。