新版4.2文件控制程序.doc

文件控制程序　　 文件代码：QCR/D·02·4.2　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　 页码： PAGE 7/7 PAGE  1 目的和范围  为保证质量管理体系文件和记录的管理符合标准要求,利于企业管理，特制定本程序。  本程序适用于集团公司质量管理体系文件和记录的管理。 2 职责  2.1企业策划部是本程序编写的责任部门,负责组织相关单位和部门对质量管理体系文件和记录的编写及控制，并负责编写和控制质量管理手册、文件管理、内部质量管理体系审核、绩效工资管理、企业资产管理、法律事务管理类文件和记录。 2.2董事会秘书负责编写并控制董事会的文件和记录。  2.3总经理办公室负责编写并控制集团公司日常行政管理、印鉴管理、保密工作管理、信访工作、文明办公管理、档案管理类文件和记录。  2.4党委工作部负责编写并控制党委的文件和记录。 2.5团委负责编写并控制团委的文件和记录。 2.6工会负责编写并控制工会的文件和记录。 2.7纪检监察室负责编写并控制纪委的文件和记录。 2.8审计部负责编写并控制审计管理类文件和记录。  2.9技术部负责编写并控制技术性文件和记录。 2.10生产部负责编写并控制供热生产、服务、热费收缴及全部设备管理类文件和记录。 　 2.11综合经营计划部负责编写并控制综合经营计划管理类文件和记录。 2.12财务部负责编写并控制财务、核算管理类文件和记录。 2.13人力资源部负责编写并控制人力资源管理类文件和记录。 2.14物资部负责编写并控制物资的采购和管理的文件和记录。 2.15保安部负责编写并控制安全管理类文件和记录。 2.16稽查大队负责编写并控制供热稽查管理类文件和记录。 2.17开发建设公司负责编写并控制供热开发建设管理类文件和记录。 2.18燃料公司负责编写并控制煤炭的采购与管理文件和记录。 2.19运输公司负责编写并控制内部运输管理文件和记录。 2.20物业公司负责编写并控制物业管理类文件和记录。  2.21各单位、部门要落实专人做好文件的保管和执行，对文件规定内容的执行情况进行监督检查，并对文件执行中所出现的问题提出改进意见。 3工作流程 3.1文件的分类  3.1.1《质量管理手册》 《质量管理手册》是质量管理体系中的一级文件，是根据ISO9000质量管理体系标准的要点要求对质量管理体系内容的高度概括。 3.1.2程序文件 程序文件是质量管理体系中的二级文件，根据《质量管理手册》的要求宏观描述共性事务工作中各单位、部门的管理责任、工作关系和工作流程，保证质量管理体系正常运行。 3.1.3作业文件 技术性作业文件和管理性作业文件是质量管理体系中的三级作业文件，是各项工作的具体标准和流程。三级管理文件是根据公司管理需要制定的各种技术标准、设备操作规程、检修规程、操作规范、外来文件（需引用的相关上级单位的规定称为外来文件）、管理制度和管理办法等。 3.1.4记录 记录是质量管理体系中的三级记录性文件，是各项工作的记载工具。记录性文件包括各类工作表格、各类文书、各类合同、各类单据等。 3.2文件的版面和结构要求 3.2.1版面和字体要求 质量管理体系中的一、二、三级文件(不含记录性文件)的版面均采用A4幅面。红头文件的版面格式按国家有关公文的版面格式执行。页眉第一行正中为文件名称，字体为宋体三号字；页眉第二行左端为文件代码，右端为页码，页号以*/*形式表示，采用宋体五号字；正文全部采用宋体三号字；记录性文件的版面格式按实际工作需要制定。 3.2.2内容框架要求 正文内容框架包括以下几项：1.目的和适用范围；2.职责；3.工作流程；4.相关文件；5.记录；附加说明中有文件编制部门、编制人和日期、审核人和日期、批准人和日期。  3.3文件代码说明  3.3.1质量管理体系中的一、二、三级文件的代码。一个文件或记录只能有唯一的文件代码，其中Q ：企业质量管理体系文件；CR ：组织代号，即长春市热力（集团）有限责任公司；D：版号；01 ：一级文件，即《质量管理手册》数字代号；02 ：二级文件，即程序文件数字代号；03Z：三级作业文件数字代号；03J：三级记录文件数字代号。 3.3.2红头文件的文件代码按国家有关公文代码的规定执行。 3.3.3外来文件代码： W L / * * * * 序号 表示外来文件 部门代码 3.3.4“部门代码”（见“各单位、部门编号一览表”），是集团公司各职能单位和部门的编号，由企业策划部负责编码。 3.4