P文件控制程序.docx

受控状态 Con trolled status : 受控 分发号 Dispe nsed no.: 保密程度Secret grade : 一般 分发部门 Using depts.: 修改记录 Modification Record 日期 Date 版次 Editi on 修改内容描述 Modified content 修改依据 Modification basis 备注： 编制/修订部门：行政部 编制： 审核： 批准： 1.0 目的 使质量管理体系（包括外来文件）及时正确地贯彻到各相关部门，并避免使用已过时失效的文件，特 制定本程序。 2.0 范围 适用于本公司所制订的 ￡09001:2008质量管理体系（简称 QMS）的文件管理；也适用于公司收集的 适用的外来文件的管理。 3.0 作业内容 3.1 文件制订、修改与废止的职责 文件 编制 审核 批准 文管中心 质量手册 品管部经理 管理者代表 总经理 行政部 程序文件 职责部门经理 管理者代表 总经理 行政部 作业 规范 技术性文件，包括工艺卡、 图纸、产品技术标准等 技术部经理 部门经理 总经理 行政部 其它文件 职责部门经理 部门经理 职责副总 行政部 表单格式 职责部门 部门经理 / 行政部 3.2 外来文件：技术相关的外来文件由技术部收集并确认后才作为本公司依据；其它外来文件由行政 部收集，管理者代表确认作为公司文件使用。 4.0 作业内容 文件控制流程图：详见附件 1 由文件编制与审批 4.2.1由根据质量管理体系的过程规划，各职责部门负责起草相应的文件，并依据《附件 1》的 要求确定相应的文件编号、版次、页次 4.2.2编制完成后，依据 3.1职责要求完成编制签字后，转行政部组织完成“审核 t批准”。 文件登记： 根据审批情况，文管中心建立《文件最新版本总览表》和《表单格式总览表》 ，登记管理权限范 围内的文件，并注明分发范围和份数，然后报管理者代表审批。 文件分发 4.4.1审批后的原稿由文管单位在背面加盖“原稿”章后备留。文管中心复印相应份数，并在文件上加盖《受控文件》章后分发，收文单位在《文件分发收回记录表》上签收 4.4.2对于通过网络发布的文件，文管中心应及时发布通知，并应特别设置文件的读写权限及文 件备份，并具体以“共享路径内文件”为有效文件 4.4.3当文件纸质及网络同时存在时，则纸质的应以加盖“受控”章的文件及“共享路径内”的 文件为有效文件 4.4.4当需要对外提供时，需求部门需填报《文件申请单》 ，经管理者代表批准后方可，并由文 管中心按申请复印，经办人员在《文件分发收回记录表》上签收。若《文件申请单》中未 注明受控要求的，以非受控文件管理，不予以版本更新。 使用管理要求 4.5.1本公司所有的 QMS文件和资料，特别是图纸、工程技术规范等，文管单位、使用部门和 个人有维护其完整性和保密性的义务，在未得到分管副总经理或管理者代表批准时，不得 擅自对外提供或私自复印 4.5.2在使用过程中，各部门应保持文件的整洁、 易于识别和取得。 若发生丢失、破损等问题时， 使用部门应提出《文件申请单》，经管理者代表批准后方可由文管单位重新分发并记录 文件评审 461在过程实施、改进实施或客户的要求变更等过程中，职责部门应及时确定文件变更需求。 462管理者代表视情况在每年管理评审前进行一次文件评审并提出变更需求， 并将评审结果提 交管理评审。 463需变更时，由职责部门提出《文件申请单》并完成修订，修订后按职责规定重新审批 变更管理 4.7.1文件变更应提出《文件申请单》，经按职责规定重新审批后方可完成文件的变更作业 4.7.2职责部门完成变更换后，将最新文本转文管中心，由文管中心报批后存档 4.7.3经批准的工程图纸、工艺文件的修改可参考附件 3的方法修改 4.7.4文件变更后，文管中心应及时变更《文件最新版本总览表》和《表单格式总览表》并及时 进行新版文件的分发与旧版文件的回收作业 无效回收与重新分发 4.8.1经变更后的新版文件，由文管中心以原分发情况或重新批准的分发范围予以分发，并同时 回收旧版文件。分发、回收时应注意份数的一致性并填写《文件分发回收记录表》 。 4.8.2旧版原稿加盖“作废保留”章后备查外，其余的旧版应及时予以处置并在回收记录备注栏 中说明处置情况。 4.8.3若作再生纸使用时应在正文面加盖“作废”章或划“ X”；其余的应及时予以销毁。 4.8.4销毁时填写《文件申请单》并经管代确认后进行，文管中心应记录销毁情况。 外来文件管理 4.9.1外来文件的编号、版次及页次管理，详见附件 2的规定。 4.9.2顾客工程规范（如图纸、电子数据、样件等） ：依据《顾客财产管理程序》实施。参照本 程序进行登记、收发管制。 4.9.3产品相关法规及