文件控制程序(1).docx
文件控制程序
1.0目的
通过对质量管理体系文件（包括外来文件，如国家、行业、地方标准、法律法规和客户提供的文件等）的控制管理，确保其有严格地分类编号、编制、审核、批准、发放管理、有效性控制、保管和更新的规定，使公司的各项工作依据正确的指示进行。
2.0适用范围
适用于公司所有质量管理体系文件的管理与控制。
3.0术语和定义
3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：
a.体系文件：包括各管理手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控中心将跟进该文件。受控文件盖有红色“受控文件”章的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控中心将不跟进该文件，非受控文件盖一般不做标识。
3.4技术文件：是指与工程技术有关的技术性的文件，如作业指导书、检验标准、规格书、工艺流程图、生产流程图、图纸、软件、产品说明书等。
4.0职责与权限
4.1各部门负责人负责本部门质量管理体系文件的管理。
4.2文控中心负责公司管理体系文件的编号、存档、保管、发放的管理和控制。
5.0程序内容
5.1管理体系文件的编制、审核和批准
5.1.1公司管理体系文件的编制、审核、批准按下述规定执行：
文件类别
编制
审核
批准
质量手册
文控中心
管理者代表
总经理
程序文件
主要责任部门
主要责任部门负责人
管理者代表
作业指导书
主要责任部门
主要责任部门负责人
主要责任部门负责人
记录表格
主要责任部门
主要责任部门负责人
主要责任部门负责人
外来文件
发文单位
接收文件部门
管理者代表
5.1.2作业指导书和记录表格的审核、批准规定：当责任部门所编制的文件涉及到其他相关部门时，相关部门应参与该文件的审核，批准由编制人所在部门主管进行，必要时可由管理者代表批准。
5.1.3工作文件的的格式见附录。
5.1.4所有文件的编制人、审核人、批准人签名是均应注明签署日期。
5.2质量管理体系文件的归档、分类、编号
5.2.1公司编制的质量管理体系文件
公司所有的已审批质量手册、程序文件、作业指导书或作业指导书表格格式、记录表格格式应交与文控文件管理员归档、分类、统一编号。
5.2.2.编号方法：
a.文件代码
文件
代码
质量手册
QM
程序文件
QP
作业/指导书
QW或QA
记录表格
QR或QB或QC（
外来文件
QS
b.方法：程序文件编号方法：文件代码-文件顺序号
作业/指导书：QW-顺序号
如：
作业指导书编号方法：
QW-□□□
序号（01~9999）
作业指导书
公司代号
（当同一文件有多种表现方式时，在顺序号后加A、B、C……以示区分）
表格编号：QR-顺序号
5.2.3.版本号：A/0表示A版本0次修改.
页码:1/3表示页数/总页数
5.2.4各部门文件管理负责人、部门代码及文件受控号
5.2.5.外来文件
公司所有已审批的外来文件根据需要交与文控中心归档、分类、发放。外来文件的编号原则上采用发文单位的原编号，内部为了管理需要可采用统一格式顺序编号，建立《外来文件登记表》。
5.2.6技术文件
图纸的编号按《图纸管理办法》文件执行，其它控制与作业指导书相同。其他技术文件与管理体系文件相同。
5.3文件的有效性控制
5.3.1文件受控分类
文件分为受控原版、受控副本、非受控副本。
1）受控原版是在背面加盖蓝色“正本”印章的签字原件，仅作为复制用途。
2）受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控文件”印章，作为公司内使用的合法文件。公司内不允许使用“受控文件”印章变黑的非法复印文件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。
3）非受控副本为受控原版的复印件，作为提供给客户或公司以外的人员使用的合法文件。
5.3.2文件版本/版次规定
为确保公司文件的有效性能够得到控制，对其采用份控制和页控制相结合的办法，一份文件用版本、页采用版次。对其控制最新有效版本，版本用英文字母A、B、C、…表示第一版、第二版、第三版…，在所采用的标准发生更改或修改较多时，经授权人认为有必要时改版；版次采用两位阿拉伯数字如0，1，2，3…表示未经修改、第一次修改、第二次修改…，版次达到4次修改时原则上自动改为下一版本。
5.3.3质量手册、程序文件、作业指导书（不包括计划、合同、清单、临时通知类作业指导书）、作业指导书表格格式、质量记录表格格式的有效性控制。
文控中心负责管理质量手册、程序文件、作业指导书（不包括计划、合同、清单类作业指导书）、作业指导书表格格式、质量记录表格格式的有效