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文件控制程序

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文件控制程序

1目的

对与公司质量环境职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为最新有效版本。

2范围

适用于公司质量环境职业健康安全管理体系所有相关文件。

3职责

3.1文件的编写、审核、批准

文件类型

编写

审核

批准

质量环境职业健康安全手册

ISO小组

管理者代表

总经理

程序文件

指定负责人

部门经理

管理者代表

部门工作规定及标准类

指定负责人

——

部门经理

3.2企管部：负责质量环境职业健康安全管理体系文件的版本、格式审核和汇整，并编制《体系文件清单》。

3.3开发设计部：负责公司技术标准、装配作业指导书、工艺流程等的制订、整理和规范。

3.4企管部资料室：负责质量环境职业健康安全管理体系文件的发行、签章、回收、管理与销毁工作。

3.5品质企管部：负责公司检验标准之制订、整理、规范和执行。

3.6生产企管部：负责生产过程中的设备、安全等的操作规范的制订。

3.7财务室：负责公司固定资产管理方面的文件的制订、整理、规范和执行。

4程序

4.1文件分类及编号

4.1.1公司质量环境职业健康安全管理体系所有相关文件分类按下图示：

手册部门工作规定及标准类质量环境职业健康安全管理体系的文件结构图

手册

部门工作规定及标准类

质量环境职业健康安全

管理体系的文件结构图

程序文件

程序文件

记录

记录

4.1.2文件编号、部门代码之编码原则及文件格式等按《文件格式及编码规定》执行，文件

的编写、审核、批准按本程序中职责3.1在《制/修订履历表》上签章。

4.2企管部编制《体系文件清单》，经管理者代表批准后，即表示在清单上的文件为受控文件。

4.3文件的发放管理

4.3.1文件的复印

质量环境职业健康安全手册、程序文件、工作标准类由资料室统一复印,原稿留于资料室，无须盖[受控文件]印章。

4.3.2文件受控标识

受控文件由资料室在《制/修订履历表》加盖原色[受控文件]印章，如属受控文件而无受控印章在该文件使用场所属无效文件，不得使用。

4.3.3文件发放

每份文件都应随付《制/修订履历表》，并做适当的装订。

受控文件发至相关单位时，收文单位需在《文件发放/回收登记表》中签章。

4.4文件的更改、回收、作废

4.4.1质量环境职业健康安全手册、程序文件、工作文件的更改

4.4.1.1与各部门相关的手册、程序文件或工作文件需进行更改时，由文件所属部门填写《文件更改申请单》并呈管理者代表批准；

4.4.1.2文件更改申请人凭已批准的《文件更改申请单》到资料室向资料管理员领取被修改文件的《制/修订履历表》，并将《文件更改申请单》交由资料管理员存档、保管；

4.4.1.3文件更改申请人负责将需要修改的内容填写到《制/修订履历表》当中和对原文件进行修改，并将填写和修改好的《制/修订履历表》和文件提交给管理者代表审核、批准；

4.4.1.4经管理者代表批准后的《制/修订履历表》和已修改好的文件由文件更改申请人负责将其提交给资料室资料管理员，资料室资料管理员在接到更改后的新文件2天内按本程序4.4.3完成更改文件的发放及处理。

4.4.1.5文件更改申请人必须在被更改的新文件经管理者代表批准后的2天内将该新文件的电子文档邮发给企管部ISO稽查员，由其负责对体系文件的电子文档进行更新。

4.4.2工作记录、其他文件的更改

4.4.2.1与各部门相关的工作记录、其他文件需进行更改时，由该记录或文件所属部门填写《文件更改申请单》，并提交给管理者代表批准；

4.4.2.2经管理者代表批准后，文件更改申请人方可对该工作记录或其他文件进行更改，并将更改好以后的工作记录或其他文件和《文件更改申请单》一起提交给资料室管理员；

4.4.2.3资料室管理员在接到更改后新的工作记录或其他文件时，应在2天内按本程序4.4.3完成更改文件的发放及处理工作。

4.4.2.4文件更改申请人必须在被更改的新记录发放后2天内将该新记录或其他文件的电子文档邮发给企管部ISO稽查员，由其负责对体系文件