物业质量管理体系文件控制程序.doc

物业质量管理体系文件控制程序 物业质量管理体系文件控制程序提要：因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效 精品源自物业管理条例 物业质量管理体系文件控制程序 1目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3职责 总经理负责批准发布质量手册和程序文件。 副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。 管理者代表负责审核质量手册和程序文件。 物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定期评审及修改和资源提供。 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4程序 文件分类及保管 质量手册和程序文件由综合部备案保存。 第三级文件可分为两类： a）部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档； b）其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等及管理标准（部门管理制度等）部门质量记录文件等，由综合部保存。 技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等），由工程科保存。 文件的编号 质量管理体系文件的编号 a）质量手册： 质量手册缩写代号：ZLSc一版次，手册中各章以章节号区分。 例如：ZLSc一2001A，表示公司质量手册20**年第A版。 b）程序文件缩写代号:cX一版次，程序中各章以章节号区分。 例如：cX41一2001A，表示公司第四章第一个程序文件2001年第A版。 c）质量记录：主要使用部门代码一质量手册中的文件章节号一记录编号 例如：BG一一01，表示物业部在程序文件中第章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。 c）各部门其他质量文件：部门代码－文件顺序号－年号 例如：Gc－05－2001，表示工程科于2001年发放的第5号文件。 各部门代号规定如下： 物业部：BG；工程科：Gc；服务中心：Fw。 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的和充分的： 质量手册由物业部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放； 程序文件由各部门负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合部负责登记、发放； 各部门岗位质量职责由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合部负责登记、发放； 应确保文件使用的各场所都得到相应文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 文件的受控状况 文件分为’受控”和”非受拄”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 文件的更改 a）质量手册由物业部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合部发放。物业部应保留文件更改内容的记录； b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料； c）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 d）应能识别所有文件的修订状态，如采用控制清单、修订一览表及标识的方式等。 文件的领用 a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。 b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。 文件的保存、作废与销毁 文件的保存 a）与质量管理体系相关的文件都必须易于识别、清晰可辩、分类存放在干燥通风，安全的地方； b）各部门文件由本部门资料员保管。综合部每季度对各部门文件保管情况进行检查。 物业质量管理体系文件控制程序提要：因破损而重新领