电气公司文件控制程序.doc
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文件控制程序
序号 修订类别 修订日期 版本
版次 修订内容 修订人 审核 批准 新增 修订 废止 制订日期 制订人 审核 批准 状态 文件管制章
1目的
对与质量、环境管理体系有关的管理性、规范性及技术性文件的编制、审批、发布、发放、更改、回收、归档、销毁等活动进行控制, 确保各相关场所均能及时获得和使用相应文件的有效版本,为质量、环境活动的正常、有效开展提供依据。
2 范围
适用于本公司质量环境管理体系有关的管理性、规范性文件和技术文件的管理(包括适当范围的外来文件)。
3 职责
3.1 文控中心:
3.1.1 负责除技术文件以外的质量环境管理体系文件的归档、控制和管理;
3.1.2 负责除技术文件以外的质量环境管理体系文件的统一编号,格式规范化;
3.1.3 负责新版二位一体管理手册及程序文件的发放和作废旧版本的回收、归档、销毁工作;
3.1.4 负责本程序的归口管理。
3.2 技术中心档案管理:
3.2.1 负责技术性文件和资料的归档和管理工作;
3.2.2 协助中心负责人进行相关外来技术文件的查询、购买以及归档保管工作;
3.2.3 负责技术文件的统一编号,格式规范化工作;
3.2.4 负责有效版本技术文件发放和作废旧版本的回收、归档、销毁工作。
3.3 人力资源中心行政管理
3.3.1负责环境管理体系有关文件的编制、发放和作废旧版本的回收、归档、销毁工作。
3.3.2 负责环境管理体系有关法律法规文件的识别、搜集、保管和及时更新工作;
3.3.3 负责公司行政管理类文件的归口管理,详见《规章制度编写管理规定》。
3.4相关单位:
3.4.1 负责本中心程序文件、规范性指导文件以及四阶表单的编纂、保存、管理,并保持其适宜性和有效性。
3.4.2 负责本中心体系文件的保存管理工作。
3.5 文件之制订、审查、核决权限:
表1.文件制定、审核、批准权限规定
文件名称 / 权限 制 订 审 查 核 决 一阶文件
(二位一体管理手册) 管理代表 总经理 董事长或总经理 二阶文件
(程序文件) 中心总监 管理者代表 总经理 三阶文件
(规范性文件) 部门主管 中心总监 总经理或中心总监 四阶文件
(表单、记录) 承 办 人 部门主管 中心总监 4 工作程序
4.1 本公司受控文件和资料的范围:
4.1.1公司审批和发布的管理性文件和资料,包括质量环境管理手册、程序文件和其它管理性的文件和资料。
4.1.2 公司编制、审批发布的技术性文件和资料。
4.1.3 公司对受控文件要编制受控清单。
4.2 适当范围的外来文件和资料,列入本公司有效版本文件管理。
4.3 文件和资料的编制、审批和发布。
4.3.1 公司技术性文件属三阶文件,由技术部组织相关人员编制,技术部负责人审核,管理者代表或总经理审批后发布。
4.3.2 外来文件应使用其最新版本(包括外来技术性文件), 由使用中心负责人对其适宜性进行审查,经审查无误后列入有效版本的《外来文件清单》。
4.3.3 质量环境系统文件和资料的标识(文件/记录编号原则):
a) 质量环境管理手册:
R - QEM - 2008
公司代号 管理手册 年号
b) 程序文件:
R - Q(E)P - □□
程序文件 流水号(01-99)
c) 规范性文件:
R - □□ - □□ - □□□
部门代码 使用单位代码 流水号(001-999)
d) 规章制度类文件:
XXXX / MS - □□ - □□□
公司名称 管理制度系统 部门代码 流水号(001-999)
e) 记录:
R - Q(E)R - □□□
记录 流水号(001-999)
表2.部门代码
部 门 编 号 部 门 编 号 企业行政类 CA 人力资源类 HR 品质管理类 QC 技术管理类 TM 市场管理类 MM 财务管理类 BC 采购供应类 PS 生产管理类 PC 企 划 类 CP / / 表3.使用单
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