公司文件管理控制程序.doc

PAGE / NUMPAGES 1.0目的 将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。 2.0适用范围 适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW，含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF，含各类表单、印章标签、清单等）的管理。 3.0职责 3.1 主要责任部门负责文件的制订和修改。 3.2 人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。 3.3 使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。 4.0工作程序 4.1文件的制订及审批 4.1.1 4.1.2人力资源 4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长 4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总 4.1.5 4.1. 4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表 4.2文件的编号 4.2.1管理手册文件编号 HD — ↓ ↓ 公司代号 管理手册 4.2.2程序文件编号 HD — RP — ↓ ↓ ↓ 公司代号 程序文件 文件序 4.2.3作业文件编号 RW ↓ ↓ ↓ 作业文件 部门代号 文件序号 （部门代号：品管部PG、生产部SC 、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部 CH） 4.2.4记录表单编号 RF — XX ↓ ↓ ↓ 表单 RP序号 表单序号 4.3格式和字体: 4.3.1 程序文件格式:1.0目的;2.0范围;3.0职责;4.0工作程序;5.0参考文件;6.0相关记录. 4.3.3 字体:标题栏文件名称用22号字,其余用10号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用“Times New Roman”。 4.4文件的发行与使用 4.4.1任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》 4.4.2人力资源部根据与文件有关的部门应有至少一份受控文件的原则复印多份，并在复印件上盖妥“ 4.4.3由人力资源 4.4.4外来文件一般为国家法律法规、行业标准及客户要求，由接受部门收集，交相关部门评估，并决定是否转化为内部文件，如果不转化，则直接交品管部，人力资源部登记于《外来文件登记表》后按4 4.4.5文件使用范围扩大，需增补文件时，严禁自行复印受控文件，应由人力资源部统一复印，加盖“受控文件 4.4.6文件破损、丢失、要经 4.4. 4.4 4.5文件的更改与作废 4.5 由相关部门和人员向文件审批人口头提出； 得到口头同意后由人力资源部修改、打印，并更新版本（见4.4）； 文件更改后人力资源部重新填写《文件发行/更改审批表》，注明此次更改的项号和简述，由原审批岗位人员重新在《文件发行/更改审批表》上签名审批（参考4.1）； 人力资源部更新《文件清单一览表》，并按4.2.2、4.2.3重新发放，并收回所有发出的受控文件，人力资源部人员同时在旧版文件的《文件发放/回收登记表》的“回收” 回收的受控文件作废销毁，原件加盖“作废文件”章后另外保存，保存期5年（特殊要求的除外）。 4.5.2 4.6文件的版本 4. 4.6.2 初版为A/0，每更改一次加1（如1、2、3……）更改5次以上换版（如：A、B、C……. 4.7 定期审核 每年管理体系第三方监督审核前，由常务副总召集相关人员对管理体系文件的有效性、适用性进行评审，对需更改的记录于《文件评审报告》，更改、作废按4.3执行。 4.8通知的管理 4.8.1凡是与 4. 4.8.3对与 5.0参考文件 6.0相关记录 6. 1《文件清单一览表》RF-01-01 6.2《文件发放/回收登记表》RF-01-02 6.3《文件发行/更改审批表》RF-01-03 6.4《外来文件登记表》RF-01-04 6.5《文件评审报告》RF01-05 台山市恒达家居工艺制品有限公司 2013年1月1日 编制 审核 批准 日期 日期 日期