文件管理控制程序DOC.doc

编制人： 评审人： 批准人： 发放日期： 目的： 为了保证所有与质量/环境体系运行有关的场所都使用相应文件的有效版本并防止失效/作废文件的误用，特制定本程序。 范围： 本程序适应于与质量/环境体系运行有关的所有文件、资料的控制。 职责： 3．1总经理负责体系的第一层次文件质量手册/环境手册的批准发布，管理者代表负责第二层次文件标准各要素的程序文件的批准和发布，各职能部门的主管经理负责第三层次文件作业指导书的批准发布。 3．2认证部门负责质量/环境体系文件、技术文件的统一管理。 3．3各职能部门负责相关文件的实施及本部门涉及到的文件、资料和记录的日常管理。 程 序 内 容 流程图 程序描述 涉及部门 1．第一层次：质量手册/环境手册 （描述质量/环境管理体系的纲领性文件） 2．第二层次：程序文件 （描述为实施质量/环境体系要素所涉及到的各部门活动的文件） 3．第三层次：作业指导文件 （详细的作业文件、操作规程、规范、技术标准等） 第四层次：质量/环境记录 （证实质量/环境体系有效运行的客观证据） 认 证 1．质量/环境手册、程序文件、作业指导书及记录的编号方法如下： SHY（）□ -- □□ -- □□ 企业代码 职能管理 文件顺序号 文件类别 部门代号 文件级别 2．文件的类别是指： （Q）为质量管理体系文件 （E）为环境管理体系文件 3．文件级别即文件的层次分类； 4．管理部门代号： 01—市场管理部 02—资材部 03—生产部 04—品质管理部 05—物流部 06—信息部 07—财务部 08—人力资源部 09—认证 10—技术部 11—营养咨询部 12—行政部 质量手册、程序文件不分部门；例如：《文件控制和管理程序》的编号应为：SHY（Q+E）2-04 认 证 各职能部门 认 证 认 证 认 证 各相关部门 认 证 各相关部门 1．质量/环境手册由认证部门组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布； 2．程序文件由各职能部门编制，认证部门审核，管理者代表批准发布； 3．作业指导书与技术文件由各职能部门编制，经主管经理批准发布，但须报认证部门统一管理； 4．质量/环境记录由产生部门自行设计格式，交认证部门审查并统一编号，各部门统一管理。 1、文件的控制状态分为“受控”和“非受控”两类， 受控文件是指文件的审批、发放、使用、更改、作废等均纳入体系且按规定进行管理的文件； 2、加盖红色“受控”章的文件为受控文件，无红色“受控”章的文件为非受控文件，加盖“存档” 章 的文件是认证部门的存档文件；受控文件不允许 随意复印。 1、体系文件的发放，由认证部门按照质量体系《文件发放范围一览表》所规定的范围发放，第三层次文件的发放范围由原文件制定部门确定、经认证认可后按其范围下发。 2、发放时由认证部门填写《文件发放登记表》，收文人签字确认。 3、已下发的受控文件，使用部门不得随意复印，如有需要则上报认证部，由认证加印并盖“受控”章后按文件发放流程下发。 4、已失效的受控文件由认证部按原发放范围统一收回，并填写《文件回收登记表》，具体处置办法按有关规定执行。 文件评审指的是对受控文件的充分性、合理性、有效性及可操作性进行审核与评价。 1、评审时机的确定： ● 正常情况下，每年1月份对体系文件进行一次评审。如遇换版审核、组织机构发生重大调整、国家法律法规或行业标准发生变化、文件缺乏可操作性和适用性等特殊情况时，应视具体情况适当增加文件评审的次数。 ● 各部门作业指导书及技术文件，由该程序的主要负责部门根据下列情况随时组织文件评审： 当组织机构发生重大调整时；国家法律法规或行业标准发生变动时；开发了新工艺或设备更新时；按原文件操作已无法满足实际要求时。 2、文件评审的实施： 文件的评审由认证组织实施，主要负责部门主持评审会议，该程序涉及的所有职能部门共同参与讨论并提出建议、确定流程，主管部门负责评审会议的会议记录，认证填写《文件评审记录表》，根据评审结果确定文件的处置方法：修改/换版/继续使用。 体系要求有重大变化或组织机构发生重大调整时，体系文件应换版； 如果文件多处发生修改与原版文件大相径庭时，应予以换版； 如果体系所遵照的标准发生变化，体系文件应根据新的标准换版； 4、文件换版应重新审批，换版后应按原文件发放范围发放； 认 证 如遇下列情况，应对文件进行更改或修订： ● 因组织机构变