记录控制程序）.doc

文件编号 文件版本 第B0 版 记录控制程序 发行日期 页 次 第 PAGE 3页 共3页 1目的 通过对记录的控制做出规定以满足顾客及本公司的要求。 2 范围 本程序规定了有关记录的标识、收集、编目、贮存、检索、保存期限及处置等方法，适用于本公司记录的管理（包括来自供方和顾客指定的记录）。 3 职责 3.1 管理部负责记录的规范化管理，为本程序的归口管理部门； 3.2各有关部门自行负责本部门记录表格的设计、填写、收集、编目、归档，并对本部门记录的真实性、完整性负责。 4 定义 4.1记录：为已完成的活动结果提供客观证据的文件； 4.2质量记录：为证明满足质量的要求（如产品质量记录）或为质量体系的要素运行的有效性提供的客观的证据（如质量体系记录）。 5 作业流程图(见附件) 6 作业程序 6.1 记录的分类 6.1.1 体系运行记录：内部审核报告、纠正预防措施、会议记录、培训记录等； 6.1.2产品质量记录：各项活动的原始凭证，如零进货检验记录、过程检验记录、成品最终检验记录、不合格评审记录、全尺寸检验记录、产品质量审核等； 6.1.3 产品质量先期策划、生产件批准及各种采购订单、工装、设备验证记录等； 6.1.4 供方的记录、顾客指定的记录等。 6.2 记录的管理 6.2.1 本公司记录标识为： QR – XX - XX 该表单记录流水号 该表单记录所属程序文件号 表单记录英文缩写 6.2.2 记录必须满足以下要求： 6.2.2.1 记录的数据真实可靠； 6.2.2.2记录的填写要字迹工整，清晰；填写过程中如因笔误或其它原因需要修改时，直接在记录上划改，并在右上角签认以示负责； 6.2.2.3 记录要有连续性，数据前后衔接； 6.2.2.4 记录填写要完整； 6.2.2.5 记录要有填写人签字和日期，重要记录需经审核及批准。 6.2.3 各部门的记录按月整理，每月初将上月的记录分类装订成册，标识并建立目录归档保存，便于检索； 6.2.4 记录的借阅和归还，要有登记手续； 6.2.5 合同约定时可将记录提供顾客查阅。 6.3 记录的保存 6.3.1管理部负责编制“记录总览表”，规定各种记录的保存期和各记录的归口管理部门； 6.3.2 记录保存期限： 6.3.2.1 生产件批准的记录、工装记录、采购订单和修改单的保存期为零件 在现行生产和服务的有效期再加一个日历年； 6.3.2.2 运行记录、内部质量审核、管理评审的记录，保存期为三年； 6.3.2.3 人员培训记录保存期为该人员离职后一年；涉及安全类质量记录（包括检验记录、检具检验记录、过程记录）等，该产品停产后再保存三年； 6.3.2.4 顾客提供产品的相关记录，保存期为三年； 6.3.2.5 顾客和法规另有要求时,根据顾客和法规的要求规定保存期并执行； 6.3.3.6 各部门的记录要有适宜的保存条件和环境（如：专用柜、箱、架子）妥善保管, 防潮、防晒、防虫蛀，防止损坏变质或丢失。 6.4 记录的销毁 6.4.1 各部门的记录每年清理一次，对过期失效的记录报部门主管批准后集中销毁，并记录在“记录销毁清单”上（包括废弃）。 6.5 电子信息记录的管理 6.5.1 计算机中的有关记录应制定相应的目录以便于检索：如按部门、个人、 项目、品种等方式，应定时进行清理，将无用的文件删除； 6.5.2 重要的记录应采用光盘备份或多重备份（如在另外计算机中备份）等方式，以确保记录不丢失； 6.5.3 不经本人同意不得随意拷贝、删除他人的文件资料；不得将未经过病毒扫描的外来文件拷贝到计算机中。 7 相关文件（无） 8 使用记录 8.1《记录总览表》 QR-02-01 8.2《记录销毁清单》 QR-02-02 附件：作业流程图 过程分析 作业规范 使用记录 主要责任部门 相关部门 记录分类 记录分类 记录保存电子信息记录的管理记录销毁记录管理 记录保存 电子信息 记录的管理 记录销毁 记录管理 无 《记录总览表》 《记录销毁清单》 管理部 市场部 制造工程部