记录控制程序.docx

记录控制程序

1.0目的

通过对公司质量管理体系所要求的记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置之控制，确保提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

2.0适用范围

适用于公司质量管理体系所要求的记录的管理与控制。

3.0术语和定义

无

4.0职责与权限

文控中心文件管理员负责《记录控制程序》的监督执行和公司管理体系所要求的记录空白表格的有效性管理与控制。

各部门主管负责与本部门相关之记录的检索、贮存及防护。

5.0程序内容：

5.1记录的标识

1）记录空白表格的编号

QR-

版次用0、1、2......表示

版本用A、B、C……表示

同一表格格式的多种表现形式用A、B、C……表示

记录表格序号（0~9999）

记录表格文件代码

公司代码

2）记录编号

填写的记录编号由各部门根据需要自行规定；一般采用按年月日加顺序号，即：202*年1月1日产生的第5份记录编号

5.2记录的贮存

各部门主管应确保将记录保存适宜的地方，使记录在保存期内不会丢失、损坏及变质。员工每天将报表交给各部门主管，主管审查核对合格后，部门文员归档保存，每月装订成册，做好标识。

5.3记录的检索

5.3.1记录的编目

1）公司所有记录空白表格由文件管理员统一管理。各部门按规定记录空白表格使用。

2）《记录一览表》应包括记录名称、记录空白表格编号、版本、保存部门、生效日期、保存期限、备注。

5.3.2记录的归档

1）填写的记录由保管部门的主管按实际使用情况定期（按月）收集归档，装订成册。

2）各部门申请办理的第三方检测报告、证明等文件，在收到原件后5个工作日内，须将原件交公司文控室存档。

5.3.3记录的查阅

1）文件管理员负责不定期抽查各部门主管对记录的管理和控制情况，查看是否符合规定的要求，确保记录方便查阅。

2）当客户需要查阅时经总经理或授权人同意后，文件管理员协助查阅。

3）文控中心文件管理员根据需要可将将RoHS报告、辐照证明、检测实验设备的校正报告、环境认证证书等由第三方提供的检测报告认证证书的目录公布在公司内网上供大家查找。

4）对公司涉及到机密信息应由专人保管，经授权人批准后方可将信息提供给需求人。

5.4记录的防护、保存期限和处置

每款记录编制者按实际需求规定保存期限，相关的记录保存期限应不少于产品有效期后2年，根据公司产品特点，保存期限应不少于5年。文件管理员在《记录一览表》中显示出每种记录的保存期限。对于客户提出的超出一般保存期限的保存要求，可根据与客户签订的合同予以满足。

当纸档的记录数量过多或过大时，采用扫描或拍照的方式转换成电子文件，以电子文件的形式保存，电子文件的管理可以根据《文件控制程序》中电子文档管理要求条执行。对于超出保存期限的记录，由各部门主管或统计员整理，管理者代表审批后由各部门主管统一销毁。

5.5记录空白表格的增减、更改

5.5.1根据公司实际工作的需要和变化，可以增减记录空白表格、或对已不能满足要求的记录空白表格予以更改，具体由使用部门提出增减、更改申请，按照《文件控制程序》执行。

5.5.2文件管理员在收到增减或更改的记录空白表格后，应及时撤回作废的记录空白表格，同时发放已更新的记录空白表格。

5.5.3对增减的情况文件管理员更新《记录一览表》，并将更新后的文件放于公司公共盘做共享。具体按照《文件控制程序》执行。

5.6其他要求

5.6.1使用记录空白表格的人员应清楚地填写记录的每项内容，需要签名的应严格按要求执行，确保记录完整、准确、清晰、及时。所有记录不可用涂改液涂改，需要改动时将原来的数据划掉重新填上正确的数据，并在改动的方位上加上签名和日期确认。

5.6.2关于记录检测数据的表格，必须明确标示检测的管控界线。

5.6.3记录的填写内容应遵照相关的文件的规定，遵照表格的要求进行填写。记录中所要求的项目应填写明确、充分、完整，不需要填写的部分用“/”划掉，不留不填的空格。

5.6.4各类记录签名时，签名人应加签日期。

5.6.5为确保记录的有效性，记录上应有明确的表格编号和保存期限，记录的日期以及记录人、审核人或批准人的手写签名和日期，必要时盖上“受控文件”印章或其他形式的有效印章。以电子档打印之后所形成的纸档记录应有记录人、审核人或批准人的手写签名和日期，必要时盖上“受控文件”印章或其他形式的有效印章。

6.相关文件记录

《记录一览表》

《文件控制程序》