杭州钱潮商品混凝土公司文件控制程序.doc
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杭州钱潮商品混凝土有限公司
文件编号
Q/QHT02.02-2002
文件控制程序
版本
A
状态
0
页码
第1页共4页
目的
对与组织质量体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
适用范围
适用于公司质量管理体系有关文件的控制。
职责
3.1办公室负责公司文件控制与管理。组织编制质量体系文件，审核外来文件。
3.2管理者代表负责质量手册、程序文件和其它相关文件的审核，外来文件的批准。
3.3总经理负责质量手册、程序文件和其它相关文件的批准。
3.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4工作程序
4.1文件的分类
公司质量管理体系文件分三类：
第一类：质量手册（包括程序文件）；
第二类：公司技术、管理、工作标准、质量记录文件、表格及其它质量文件；
第三类：外来文件，包括国家法律、法规、标准等。
4.2文件编号
4.2.1文件编号按如下要求进行：
Q/QHXXX.XX ——XXXX
批准年号
标准顺序号
职能标准代号
文件类别号
企业名称代号
企业标准代号
4.2.2文件类别号根据文件分类按下列方法表示：
体系文件用“T”表示（质量手册、程序文件）
发布：2002年5月20日实施：200年5月27日
杭州钱潮商品混凝土有限公司
文件编号
Q/QHT02.02-2002
文件控制程序
版本
A
状态
0
页码
第2页共4页
技术文件用“J”表示
管理文件用“G”表示
工作文件用“Z”表示
外来文件用“W”表示
4.2.3质量记录编号在相应文件编号后加顺序号，去掉批准年号。
Q/QHXXX.XX..XX
质量记录编号
4.3文件的编写、审核、批准
4.3.1办公室负责组织编写质量手册、程序文件和其它相关文件，协调编制过程中出现的问题。
4.3.2各相关部门按办公室的要求，分别负责相关文件的编制。
4.3.3文件编制完成后统一交办公室，由办公室填写《文件审批表》，管理者代表审核，总经理批准。
4.3.4外来文件的审核和批准
收到外来文件的部门需识别其适用性，确定分发范围，填写《文件审批表》，并将外来文件和文件审批表交办公室审核，管理者代表批准。
4.4文件的受控状态
文件分“受控”和“非受控”两类，受控文件加盖“受控”印章，并注分发号；非受控文件加盖“非受控”印章。
4.5文件的发放
4.5.1文件经审批后由管理者代表按4.2.2进行编号，并按《文件审批表》规定的发放范围发放。
4.5.2文件领用人在《文件领用登记表》上签名后，可领取注有分发号和加盖“受控”章的文件。
4.5.3每份受控文件都有不同的分发号，便于追溯。如文件领用人不在受控文件分发范围内，需提出《受控文件领用申请》，经管理者代表批准后，方可领取。办公室按4.5.2要求做好记录。
4.5.4当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号
发布：2002年5月20日实施：2002年5月27日
杭州钱潮商品混凝土有限公司
文件编号
Q/QHT02.02-2002
文件控制程序
版本
A
状态
0
页码
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，办公室将破损文件销毁。
4.5.5当文件使用人将文件遗失后，应按本程序4.5.3的规定办理领用手续，但必须在领用申请中作出说明，办公室补发文件时应给予新的分发号，并注明遗失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改分换页更改、换版更改二种。
4.6.2文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门负责人填写《文件更改表》，说明更改原因、方式，办公室实施