合同归档办法 3篇.docx
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甲方：XXX
乙方：XXX
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合同归档办法
本合同目录一览
1.合同归档总体要求
1.1归档范围
1.2归档时效
1.3归档资料要求
2.合同文件分类
2.1主体文件
2.2附件文件
2.3补充文件
3.合同归档流程
3.1草拟阶段
3.2会签阶段
3.3审批阶段
3.4归档阶段
4.合同归档责任人
4.1归档责任人指定
4.2归档责任人的职责
4.3归档责任人变更
5.归档资料的保管
5.1保管地点
5.2保管方式
5.3定期检查
6.归档资料的查询与借阅
6.1查询方式
6.2借阅手续
6.3借阅期限及归还
7.归档资料的销毁
7.1销毁条件
7.2销毁程序
7.3销毁责任
8.电子合同归档
8.1电子合同格式
8.2电子合同存储设备
8.3电子合同安全保护
9.归档资料的信息化管理
9.1信息化管理平台
9.2数据输入与维护
9.3信息查询与统计
10.合同归档的监督与检查
10.1监督机构
10.2检查频率
10.3检查结果处理
11.违反合同归档规定的处理
11.1违规行为界定
11.2处理措施
11.3处理结果记录
12.合同归档工作培训与指导
12.1培训内容
12.2培训方式
12.3指导与支持
13.合同归档工作保密规定
13.1保密内容
13.2保密措施
13.3保密责任
14.合同归档工作的争议解决
14.1争议类型
14.2解决方式
14.3争议解决记录
第一部分：合同如下：
第一条合同归档总体要求
1.1归档范围
（1）本合同归档范围包括所有合同文本、往来函件、会议纪要、审批文件、变更文件及与合同执行相关的所有资料。
（2）合同文本包括原始合同、补充协议、修正案、解除协议等。
（3）往来函件包括合同签订前后的谈判邮件、短信、传真等。
（4）会议纪要包括合同签订过程中的会议记录、讨论稿等。
（5）审批文件包括合同签订前后的审批意见、签字意见等。
（6）变更文件包括合同执行过程中发生变更的所有相关文件。
（7）与合同执行相关的所有资料包括项目进度报告、质量报告、验收报告等。
1.2归档时效
（1）合同签订后的七个工作日内，完成合同文本及相关文件的归档。
（2）合同执行过程中的往来函件、会议纪要、审批文件、变更文件等，应在产生后的五个工作日内归档。
（3）合同终止或解除后，应在十个工作日内完成相关文件的归档。
1.3归档资料要求
（1）归档资料应采用原件，若无法提供原件，应采用具有同等法律效力的复印件。
（2）归档资料应清晰、完整，易于查阅。
（3）归档资料应按照合同编号、日期等顺序进行整理。
第二条合同文件分类
2.1主体文件
（1）合同正本
（2）合同副本
（3）合同附件
2.2附件文件
（1）合同签订授权书
（2）合同履行保证金收据
（3）合同执行过程中产生的相关证明文件
2.3补充文件
（1）合同变更协议
（2）合同解除协议
（3）合同续签协议
第三条合同归档流程
3.1草拟阶段
（1）合同草拟完成后，由归档责任人进行初步审查。
（2）归档责任人将合同草稿及附件整理归档。
3.2会签阶段
（1）合同会签过程中产生的往来函件、会议纪要、审批文件等，由归档责任人实时归档。
（2）归档责任人应在合同会签完成后，将合同正本、副本及附件整理归档。
3.3审批阶段
（1）合同审批过程中产生的文件，由归档责任人收集、整理归档。
（2）归档责任人应在合同审批通过后，将相关文件整理归档。
3.4归档阶段
（1）合同签订后，归档责任人将合同主体文件、附件文件、补充文件等整理归档。
（2）归档责任人应确保归档资料的完整、清晰，便于查阅。
第四条合同归档责任人
4.1归档责任人指定
（1）归档责任人由合同签订部门负责人指定。
（2）归档责任人应具备较强的责任心、严谨的工作态度和一定的合同管理知识。
4.2归档责任人的职责
（1）归档责任人负责合同文件的收集、整理、归档工作。
（2）归档责任人负责合同文件的保管、查询、借阅及销毁工作。
（3）归档责任人负责合同文件的信息化管理工作。
4.3归档责任人变更
（1）归档责任人发生变更时，原归档责任人应向新任归档责任人移交归档资料。
（2）新任归档责任人应在接过归档资料后，继续履行合同归档职责。
第五条归档资料的保管
5.1保管地点
（1）归档资料应存放在专门的档案室或档案柜中。
（2）档案室应保持干燥、通风、防尘、防虫、防盗、防火、防潮、防磁等。
5.2保管方式