电子文档归档管理办法.doc

技术文件电子文档归档管理办法 1.0 目的 保证电子文档和纸质文档的一致性，且保证资料处于最新状态。 2.0 适用范围 本管理办法适用于工程部技术文件电子文档的归档管理。 3.0 职责 归档的电子文档由设计人员负责整理、编辑，并按要求将文件分类拷贝至服务器硬盘专属区域或其它储存介质，并通知资料管理员。顾客提供的电子文档2D、3D资料应交资料管理员处统一登记归档。 4.0 规定 4.1 建立有效文件夹 A、 在工程部目录下按顾客名称建立文件夹，如“长安汽车”、“长福马”、“南福马”等。 B、 在顾客文件下建立产品或项目文件夹，如“S101”、“R101”、“C201”等。 C、 在产品文件下分类建立文件夹。原则上包括2D、3D、工艺、模具、夹具、检具、体系资料、其它等几个文件夹，如有特别的资料可单独建立文件夹。 4.2 文件资料的归档 A、产品图、工艺资料的归档：将图档保存在产品图、工艺目录下，标明产品完整、正确的件号，如；若涉及顾客提供的PDF档的产品图，应在产品图文件夹下建立过程数据和最新数据两个文件夹，将最的图档标明接收日期保留在最新数据文件夹内，前期的数据保留在过程数据文件夹内。 B、模具、夹具等工装资料的归档：将图档保存在模具、夹具等工装目录下，标明产品代号、零件件号、工装代号。如C201模具文件夹下建立文件夹，点开该文件夹建立（注意工装代号统一：若零件为3序，工序1标注为1.3；工序2标注为2.3……包括图档内的标注），继续点击保存显示。 C、3D产品数据的归档：在3D文件夹下建立过程数据和最新数据两个文件夹，将最的数据标明接收日期保留在最新数据文件夹内，前期的数据保留在过程数据文件夹内。 4.3 电子文档设计及使用要求 A、 设计、编制电子文档时，应该正确顾反映该产品或项目的有关要求，能正确贯彻有关标准，将最新的现行标准反映到图档中去，且能够清楚地表达该电子文档的意图。 B、 未经工程部长和分管领导批准，严禁将任何文件拷贝后带出公司。 C、 严禁在服务器上随意修改、删除文件资料。 编制:黄达琴 审核: 批 准: 电 子 版 本 毋 需 签 名 有 效