(电子文件归档与电子档案管理办法wang.doc

电子文件归档管理办法 1.0 目的:随着公司信息化发展，电子文件使用日益普及，为规范电子文件归档工作流程，加强电子文件档案管理，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。 2.0 适用范围：适用于公司电子文件的归档和管理。 2.1电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.0职责与权限 3.1公司档案室是电子文件归档管理归口管理部门，其职责为： 3.1.1制订电子文件归档管理办法，负责实施过程的修改和完善。 3.1.2对归档电子文件进行规范管理。 3.1.3指导各中心部门电子文件归档管理工作。 3.2信息管理部职责 3.2.1对归档电子文件规范格式，提供技术支持 3.2.2对电子文件归档过程管理技术层面的指导，并提供技术支持 3.2.3根据公司信息化发展，逐步将电子文件归档管理纳入公司办公自动化软件管理系统 3.3中心部门职责 3.3.1由中心部门统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 3.3.2负责本中心部门电子文件的积累、保管和整理工作。 3.3.3按照管理办法，对本中心部门的电子文件进行规范管理。 3.3.4接受公司档案室业务指导和检查。 4.0过程与管理 4.1收集与积累 4.1.1范围 文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式； 图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式； 影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式； 声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式； 超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。?超媒体是一种采用非线性网状结构对块状多媒体信息（包括文本、图像、视频等）进行组织和管理的技术； 数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式； 计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。 4.1.2要求 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件应被保留； 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系； 对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。 4.3方法 及时按照要求制作电子文件备份； 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记； 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存； 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 4.4鉴定 4.4.1电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。 4.4.2电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件登记表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。 4.4归档 4.5.1各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理部门归档时，应填写《归档电子文件登记表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。 4.5.2对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。 4.5.3特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。 4.6编码规则 4.6.1文件性质代码： G-图形文件； I-图像文件； D-数据文件； T-文本文件； P-计算机程序； V-视频文件； A-声音文件； O-其他。 4.6.2中心/部门代码 中心/部门 编码代号 中心/部门 编码代号 人力资源中心 H 总裁办公室 Z 行政管理中心 M 董事长办公室