电子文件及其元数据的归档档案管理84课件.pptx

档案管理电子文件及其元数据的归档主讲：钱贝贝特殊载体档案管理

档案管理1归档范围2归档方式3归档时间和要求4归档手续

归档范围Partone

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2016)规定：反映单位职能活动，具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。

归档范围1.电子文件的归档范围电子文件的归档范围参照相关的国家标准和规定执行。归档范围应参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。文书类电子文件照片、录音、录像等声像类科技类各种专业类邮件类网页、社交媒体类

归档范围2.电子文件元数据的归档范围应归档电子文件的元数据应与电子文件一并收集、归档。

归档范围2.电子文件元数据的归档范围(1)题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据。

归档范围2.电子文件元数据的归档范围(2)记录有关电子文件拟制、办理业务活动的业务行为、行为事件和机构人员名称等元数据。

归档范围2.电子文件元数据的归档范围应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签发、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

归档范围2.电子文件元数据的归档范围科技、专业、邮件、网页及社交媒体类电子文件应归档元数据参照上述要求执行。

归档范围2.电子文件元数据的归档范围声像类电子文件应归档元数据包括：题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。

Parttwo归档方式

归档方式1.物理归档方式物理归档将电子文件通过网络直接传输给档案部门进行存储介质归档网络归档文书部门将电子文件下载到存储介质上移交给档案部门可以实现电子档案的集中管理

归档方式2.逻辑归档方式逻辑归档是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，从而使档案部门实施在网络上控制与管理电子档案的归档方式。

归档方式2.逻辑归档方式0102电子档案的物理存在位置不会改变。文件形成部门可以利用该文件，但是却不能对其进行修改和删除。

Partthree归档时间和要求

归档时间和要求1.归档时间电子文件的形成或承办部门应定期将已经收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年六月。

归档时间和要求2.归档要求（1）齐全完整电子文件及其元数据能对应，数量齐全完整；电子文件系统的软、硬件环境信息，如电子文件的设备、支持软件、版本、说明资料等应收集归档。

归档时间和要求2.归档要求（2）真实有效归档的电子档案应该是经签发生效的定稿，图形文件如果经过更改，则应将最新的版本连同更改记录均予归档。

归档时间和要求2.归档要求（3）多套备份采用物理归档方式的电子文件应复制双套备份脱机文件，其中一套保存，另一套提供利用。

归档时间和要求2.归档要求重要部门或有条件的单位，需要对电子文件实行多套异地保存，以便于在突发灾难性事故发生时，确保单位核心文件的完整与安全。

归档时间和要求2.归档要求（4）整理编目电子文件在归档前，文件形成或承办部门应对电子文件进行整理。

归档时间和要求2.归档要求对所有归档的电子文件，都应对其形式和内容进行著录、登记。02采取介质归档的电子文件，应在其包装盒表面粘贴说明性标签。01归档时，应将有关的目录和登记表同时移交给档案部门。03

Partfour归档手续

归档手续1.进行技术鉴定电子档案在归档时要进行技术鉴定，鉴定的内容包括：档案的技术状况是否完好，支持软件、配套的纸质文件和登记表格是否完整等。

检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目等。

归档手续1.进行技术鉴定确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

归档手续1.进行技术鉴定通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

归档手续1.进行技术鉴定通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

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