电子文件归档与档案管理.ppt

* 与2004年格式相比，必录项目增加了全宗名称，文件字号，利用形式，密级，人名 * * * 格式YYYYMMDD也可以接受 * * 与2004年格式相比，增加了：文件字号，人名，密级，利用形式，档案馆代码 * * * * 2004年格式中没有明确规定件号为3位 * 目的是便于图像的保存，利用 * 如果tiff格式和jpeg格式并存，必须使用指定软件进行合并 根据对象不同情况如何选择扫描参数 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。 页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。（建议） * 哈尔滨市档案局 根据对象不同情况如何选择扫描参数 扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。 * 哈尔滨市档案局 扫描图像的处理 图像命名：以档案实体中的档号命名 ，如全宗号-目录号-案卷号-文件顺序号-页号（立卷方式）全宗号-归档年度-机构（问题）-保管期限-件号-页号（件盒），位数符合机读目录实际位数。 纠偏：对出现偏斜的图像进行纠偏处理，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内三分之一个文字） * 哈尔滨市档案局 扫描图像的处理 去污：档案数字化图像的去污遵循不影响可读度的前提下展现原貌的原则，去除数字图像中影响可读度的杂质，包括局部去污，如去除黑点、黑线、黑框；整体去污，去除页面上的污渍 拼接：为保证档案数字化图像的整体性，对幅面分离的数字图像进行拼接 * 哈尔滨市档案局 扫描图像的处理 裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。 * 哈尔滨市档案局 扫描图像的合并及存储 合并： 使用工具把扫描的多个单页图像文件合并成一个多页图像文件 * 哈尔滨市档案局 扫描图像的合并及存储 存储格式 采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用CCITT(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。 提供网络查询的扫描图像，存储为多页PDF，或多页CCITT(G4)格式，如果一份纸制文件数字化后分别存在TIFF格式和JPEG格式的图像文件，用PDF格式进行合并，并保持其中的图像页原有压缩算法不变。 * 哈尔滨市档案局 最终文件的上传挂接 每一份纸质档案文件存储为一个图像文件，将图像文件存储到相应文件夹，要核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等 * 哈尔滨市档案局 最终文件的上传挂接 通过档案管理软件按照档号进行逐一挂接 * 哈尔滨市档案局 四、机关档案数字化规程 哈尔滨市档案局 * 了解的主要内容 明确机关档案数字化和非数字化范围 了解有关技术标准 * 哈尔滨市档案局 纸质文书档案数字化范围 文书档案数字化范围包括永久和长期保存的重要的非密级文件正本。 * 哈尔滨市档案局 文书档案非数字化范围 密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料 上级机关颁发的不宜公开的文件材料 本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议记录 本机关或本机关汇总的统计报表 本机关形成的财务决算报表 * 哈尔滨市档案局 文书档案非数字化范围 人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、来访形成的记录 本机关党员、干部、职工名册 涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成的文件材料 本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根 * 哈尔滨市档案局 文书档案非数字化范围 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册 下级机关报送的不易公开的文件材料 * 哈尔滨市档案局 纸质专门档案数字化范围 本机关形成的，可以对社会提供利用的、利用率较高的专门档案应数字化 * 哈尔滨市档案局 照片档案数字化范围 本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的照片。 上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、指导工作形成的照片。 本机关历届领导人的照片。 本机关主办或承办的重大活动的照片。 本机关重要外事工作形成的照片。