文书档案管理归档文件.pptx

文书档案管理归档文件演讲人：日期：

未找到bdjson目录CATALOGUE01归档文件的基本概念02归档文件整理原则03归档文件的质量要求04归档文件整理的实践操作05归档文件管理的挑战与对策06归档文件管理的案例分析

01归档文件的基本概念

反映业务活动的文件，如合同、协议、业务计划等。业务文件反映监察活动的文件，如监察报告、处分决定等。监察文映行政管理活动的文件，如会议纪要、决议、通知等。行政管理文件反映宣传活动的文件，如宣传报道、广告等。宣传文件职能活动中形成的文件

已经过批准或审核的文件，如审批文件、审核报告等。已批准文件办理完毕的文件已经签署或盖章的文件，如合同、协议、证书等。已签署文件已经执行或实施的文件，如计划、方案、任务书等。已执行文件已经整理、分类、装订并存档的文件，如档案、资料等。已归档文件

包括行政、业务、监察、宣传等活动中形成的文件。包括科学研究、技术开发、产品制造等活动中形成的文件。包括各部门、各行业在特定领域活动中形成的文件。包括照片、录音、录像等多媒体文件。文书档案保存的范围文书档案科技档案专业档案声像档案

纸质文件材料的整理按照文件材料的性质、内容、形式等特征进行分类整理。分类整理对文件材料进行页码编排，以便查找和引用。根据文件材料的分类和整理情况，编制目录以便查找。编排页码将整理好的文件材料装订成册，以便保管和查阅。装订成制目录

02归档文件整理原则

遵循文件的形成规律按年度归档同一年度的文件应归为一个档案，以便于查找和利用。按机构或问题归档同一机构或同一问题的文件应归为一个档案，反映该机构或问题的全貌。按文件类型归档将相同类型的文件归类在一起，如通知、报告、计划等，便于管理和查找。

保持文件之间的有机联系相关性原则将具有关联性的文件放在一起，便于查找和利用。连续性原则完整性原则对于有连续性的文件，应按照时间顺序或内容连续性进行整理，以便了解事物的全貌和发展过程。归档时要确保文件的完整性，不得随意拆分或合并文件，以免破坏文件之间的有机联系。123

永久保存文件具有重要参考价值或需要经常查阅的文件应长期保存。长期保存文件短期保存文件一般性的、临时性的文件可短期保存，到一定时期后可销毁。具有重要历史价值、法律价值和科学价值的文件应永久保存。区分不同价值的文件

选择适合档案保管的装具，如档案盒、文件夹等，以便于档案的存放和查找。根据档案的内容、形式和价值等因素，对档案进行科学分类，建立分类体系。为每份档案分配一个唯一的编号，以便于管理和查找。建立档案检索系统，提供多种检索途径，如关键词检索、目录检索等，以提高档案利用效率。便于保管和利用档案装具档案分类档案编号档案检索

03归档文件的质量要求

文件完整性的要求内容完整文件应包含所有相关信息，如正文、附件、图表、清单等，不得遗漏。030201手续完备文件须经过正式审批、签字、盖章等手续，确保文件的有效性。保留原貌文件应保持原始形态，不得私自涂改、删节或损坏。

文件内容应真实可靠，准确反映实际情况，无虚假、夸大或误导信息。文件准确性的要求信息准确文件应使用准确、规范的文字表述，避免模糊不清、含糊其辞。表述清晰文件中的数据应准确、一致，如有变更，应及时更新。数据可靠

文件系统性的要求逻辑严密文件之间应存在有机联系，相互衔接，形成完整的体系。分类科学文件应按照一定标准或方法进行科学分类，便于查找和利用。标识清晰文件应有明确的标识，如文件名称、编号、版本等，以便识别和管理。

索引完善应建立完善的文件索引体系，便于快速查找所需文件。文件可检索性的要求信息明确文件索引应包含文件的关键信息，如文件名称、内容摘要、关键词等。检索便捷应提供多种检索途径，如按文件类型、日期、主题等分类检索，提高检索效率。

04归档文件整理的实践操作

按来源分类根据文件的来源或形成单位进行分类，如外部文件、内部文件等。按内容分类根据文件的内容或主题进行分类，如行政文件、业务文件等。按形式分类根据文件的载体或形式进行分类，如纸质文件、电子文件等。按时间分类根据文件的形成时间进行分类，如年度文件、季度文件等。归档文件的分类方法

归档文件的编号规则顺序编号按照文件接收或形成的先后顺序进行编号，确保文件的唯一性和连续性。分类编号根据文件的分类体系进行编号，便于查找和检索。字母和数字组合编号采用字母和数字组合的方式进行编号，字母代表分类，数字代表顺序。自定义编号根据实际需求自定义编号规则，但需确保编号的唯一性和可识别性。

归档文件应按要求进行装订，保持文件的完整性和可读性。装订方式可采用线装、胶装等，避免损坏文件。归档文件应存储在干燥、通风、防虫、防鼠、防火等环境中，以确保文件的安全性和耐久性。归档文件应按照分类和编号进行有序存放，便于查找和检索。可采用文