电子文件整理与归档办法….doc

电子文件整理与归档要求 1. 为了规范我厂电子文件归档的真实性，确保电子文件的质量和技术措施，根据GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》的规定，制定本办法。 1.1各科室、参建单位向和林发电厂档案室移交的招投标书、合同、协议及本工程竣工档案中均含一份覆盖全部竣工文件纸质版的电子文件档案。 1.2对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件以XML、RTF、TXT为通用格式。 1.3 用扫描仪等设备获得的采用通用文件格式的图像电子文件收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 扫描型电子文件以JPEG、TIFF、为通用格式。 1.4　用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注明软硬件环境和相关数据。 1.5 电子文件归档，应将电子文件脱机存储（拷贝）至耐久性好的载体（光盘）上。一式三套，一套封存、一套异地保管，一套提供利用。 1.6备份介质要求：移交光盘介质应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38-2008及ISO/IEC10995国际标准的要求，必须采用国家级DVD±R,CD-R档案光盘并使用专业刻录设备记录数据。CD-R光盘最高刻录倍速应采用24-30倍速，DVD±R光盘最高刻录倍速应采用8-12倍速. 1.7电子文件归档，应提供电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息。 1.8 电子文件存储载体，应采用只读光盘，一次性写入光盘，不得用可改写的载体作为归档电子文件长期存储的载体保存。 1.9 电子文件归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见；如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和软件一同移交给接收单位。 1.10　电子文件归档时，归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。 1.11　归档电子文件的每套载体检验项目： 检查载体有无划痕，是否清洁，有无病毒；核实电子档案的完整性、有效性和审核手续；核实电子文件登记表、软件、说明资料是否齐全。 1.12档案检验人员将检验结果填入电子档案接收检验登记表一式二份，一份交电子文件形成单位，一份自存。检验不合格时，应退回形成单位，重新制作。归档电子文件移交、接收检验登记表格式见。（附表1） （附表2） 和林发电厂档案室 二O一四年七月 表1 电子文件登记表（首页） 文件特征 形成部门 完成日期 载体类型 载体编号 通讯地址 电话 联系人 设备环境特征 硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等） 软件环境（型号版本等） 操作系统 数据库系统 相关软件（文字处理工作、浏览器、压缩或解密软件等） 文件记录特征 记录结构（物理、逻辑） 记录类型 定长 可变长 其它 记录总数 总字节数 记录字符、图形、音频、视频文件格式 文件载体 型号： 数量： 备份数： 一件一盘 多件一盘 一件多盘 多件多盘 制表审核 填表人（签名）年 月 日 审核人（签名）年 月 日 文件编号 题名 形成时间 文件稿本代码 文件类别代码 载体编号 保管期限 备注 表2 归档电子文件移交、接收检验登记表 检验项目 单位名称 移交单位 接收单位 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料检验 填表人（签名） 年 月 日 年 月 日 审核人（签名） 年 月 日 年 月 日 单位（印章） 年 月 日 年 月 日