外贸函电 程同春Unit 1.ppt

Unit 1 Business Letter Writing 什么是国际商务函电？ 定义：国际商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书,以英语语言形式反映世界各国之间的经济贸易往来和商务活动。 种类：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函等 The form of a business letter Full-block style （齐头式） Indented style （缩行式） Modified block form （改良式） Simplified form （简约式） Structure 一封典型的商务信函由7个主要部分组成：（1）信头letterhead ；（2）日期date；（3）信内名称和地址the inside name address；（4）称呼salutation；（5）信函正文 body of the letter；（6）信尾客套语complimentary close；（7）签名signature。 然而，由于这样或那样的原因，比如这封信函要寄给对方某个特定的人，但我们不知道其姓名，那么在这样的情况下，这封信函可能要加上更多的组成部分。下面所列的一项或全部都可能被添加进信函：编号the reference 、抄送carbon copy notation、经办人attention line事由subject line、附件enclosure、附言postscript。 The Structure of Business Letter the letterhead the inside name、 address the date the salutation the body of the letter the complimentary close the signature optional parts （可选择的） (1) the reference (2) the attention line (3) the subject line (4) the enclosure (5) the carbon copy notation (6) the postscript note Parts of a business letter 1.Letterhead 信头 The company’s name/address/postcode/Tel No./fax No./E-mail address 2. Reference 编号（案号） File（档案、文件） number, departmental code (or the reference initials（缩写）) E.G Your ref.:2005/318 Our ref. :2014/77005 3. Date Should be typed in full and not abbreviated Avoid giving the dates in figures(12/10/06) BrE: day, month and year AmE: month, day and year Prefer cardinal numbers 基数词(1,2,3,4…) rather than ordinal numbers 序数词(1st, 2nd, 3rd, 4th…) A comma must be used before the year 8 June, 2005 / June 8, 2005 4. Inside name and address 信内地址 Courtesy titles ①Mr. 先生 E.g. Mr. Storm ②Esq./Esquire 先生 E.g. John P. Storm, Esq. ③Mrs. 夫人④Ms. 女士 ⑤Miss 小姐 ⑥Messrs. 先生们 E.g. Messrs. MacDonald Evans Co. ⑦Mmes. 女士们 ⑧The receiver holds a special title, such as Doctor, Professor, Colonel, use it instead of Mr. and his official position should follow: E.g. Dr. E. Browning, President ⑨When addressing business exe