第6讲秘书实务_信息工作.ppt

秘书实务（中） 信息工作;一、幽默+机智;;也吓你一下;张作霖手黑 寸土不让;二、避虚就实;问题一：如果你知道一个女人怀孕了，她已经生了8个小孩子了，其中有3个耳朵聋，2个眼睛瞎，一个智能不足，而这个女人自己又有梅毒，请问，你会建议她堕胎吗？;你杀了贝多芬，她是贝多芬的母亲。;问题二：现在要选举一名领袖，而你这一票很关键，下面是关于3个候选人的的一些事实;候选人A是富兰克林罗斯福 候选人B是温斯顿丘吉尔 候选人C是亚道夫希特勒;1941年1月27日，刚开完会的丘吉尔来到唐宁街10号的一个小隔间拍摄照片。然而，抽着雪茄的丘吉尔显得过于轻松，跟摄影师卡特所设想的领导神韵不符，于是卡特走上前去，把雪茄从这位领袖的嘴里拿开。丘吉尔吃了一惊，他被卡特的举动激怒了。就在他怒视卡特的一刹那，卡特按下了快门。这张照片在世界广为流传，成为丘吉尔照片中最著名的一张。 ;最后的总结是： 不要用既定的价值观 来思考事物！; 秘书实务（中）信息工作;相关知识;（三）信息传递 1，基本形式：信件；备忘录；通知或告示；传阅单；企事业内部刊物；新闻稿；新闻发布会；声明；直接邮件等。 2，方法：语言；文字（文本；表格；图表；框图）；电讯（电话；传真；电子邮件；可视化辅助物；） 3，方向：内向和外向； 4，要素：信源、信道、信宿。;（四）信息存储 1，步骤：登记；编码；排列；保管。 2，方式：手工；计算机；电子化；缩微胶片。 3，工具：文件夹；文件盒；文件袋；文件柜、架。 ;（五）信息保密 1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。 （1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。 （2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。 （3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份； ;高官讲话不避保姆酿大祸;2，保密范围 （1）文件；（2）会议；（3）科技。 （4）特定信息：人事、财务、产品、客户。;秘书办公室： 陈纪：王俐，听说公司要在外地设分部，是在哪里设，都派谁去啊？ 王俐：你的消息真灵啊！这事还早呢，李总还在考虑，还没调查论证呢！哎，正好，我这里有我正在做的一份调查表，你想办法把这些数据落实一下，我还要赶着给李总写一份调查报告呢，快点啊！;三天后陈纪交上的调查结果;被调查者的背景资料;3,消费者每年在旅游方面的支出调查表;消费者对旅游广告的意见;消费者在自身权益受到侵害时解决途径调查表; 秘书实务（中） 信息工作;王俐抱回一大堆资料，仔细研究起来。风光公司可是个大公司，国内外都有业务，资料很多，如何整理？她自有办法：先把资料归类，分为国内和国外；接着按项找，公司的性质就是国有、集体、私营、三资等。再一一翻看这些公司的具体资料，主要是看与风光公司的分成比和有无投诉等质量问题。;王俐找了半天资料，得出以下一些基本数字： 风光公司在国内合作的地接公司有30家。其中国营的10家，集体的有5家，私营的有10家，三资的有5家；国外合作的地接公司有15家，都是私营性质的； 分成比参差不齐。45家中，五五的有15家，四六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（你七我三）的有5家。 服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有10家，投诉过3???以上的有20家，投诉过1次以上的10家。 王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能及时交给李总。 ;信息的加工和提供;信息的传递、储存和检索;秘书综合信息的方法;怎样给领导提建议（一）;怎样给领导提建议（二）;如何为领导出谋划策（一）;如何为领导出谋划策（二）