秘书工作实务交流资料.ppt

秘书工作实务交流 2003年4月20日 内容提纲 秘书工作宗旨 素质要求 必须掌握的基本技能 成为称职秘书的条件 秘书工作和技巧 秘书工作礼仪 秘书人际关系处理之道 职业发展展望 秘书工作的宗旨 秘书的工作职责 秘书的素质要求：基础类 秘书的素质要求：助理类 秘书必须掌握的基本技能：电脑及软件 秘书必须掌握的基本技能：办公设备使用 电话机 传真机 打印机 投影仪（数字、胶片） 复印机 装订机 成为一名称职的秘书：了解公司部门 了解公司的组织架构和公司的基本情况 清楚你所服务部门的组织结构，以及它和它下属部门的业务职能 对公司或部门各位领导的职责分工要了解，汇报或处理问题时应找对人 成为一名称职的秘书：了解流程制度 成为一名称职的秘书：工作修养 强烈的服务意识 心平气和，笑容可掬，维护良好的人际关系 以平常心对待自己的工作 善解人意 敬业精神，任劳任怨的工作态度 秘书礼仪 严格要求自己 秘书工作和技巧：接听电话 电话是以声音和语调传递表情和态度 电话礼貌融入生活，平时养成好习惯 尽快接听电话，原则上铃响2-3声 尽快分析电话应由哪一位来接听 转接电话要注意，特殊人士电话最好不直接转接 记录电话留言及交代之事 把握5W2H原则 地名、人名用拼音说明 电话用完轻放话筒或自己后挂电话 秘书工作和技巧：接听电话 离开工作岗位要请他人帮忙接听电话或转移至手机 打电话给他人，应说明自己公司及姓名，准备好要谈之事及资料 使用正确的电话号码，节省电话时间 选择打电话的正确时间 语音留言注意事项 困扰电话小心处理 秘书工作和技巧：办公室日常事务管理 人员去向管理 例行事项的提醒、催办/协办 考勤管理 固定资产管理 办公用品的申购及管理（需求调查统计、申购、领用…） 各类数据的收集与人力资源库的维护 办公环境的管理 秘书工作和技巧：公文制作与处理 秘书工作和技巧：公文制作与处理 秘书工作和技巧：公文制作与处理 秘书工作和技巧：公文制作与处理 秘书工作和技巧：公文制作与处理 秘书工作和技巧：公文制作与处理 文件：干部任命（聘用）、规章/制度/流程等的发布、重大决策等 函件：公司对外使用（与政府机关、企事业单位等就某一特定事项进行联络或商洽时）、领导讲话或会议纪要的发布、部门工作安排与布置等等 简报：部门或项目组对工作情况等的总结通报 联络单：部门之间联络工作/业务使用 传真：与公司外部联系时经常使用 秘书工作和技巧：公文制作与处理 注意事项： 格式统一 行文规范 一文一事 善用附件 明确范围 秘书工作和技巧：公文制作与处理 秘书工作和技巧：公文制作与处理 秘书工作和技巧：文档及信息管理 类别 公司内部文件/工作联络单、简报、纪要、外部来函、传真、成册报告/资料、名片信息等 文档管理的重要性及功用 资料档案是过去工作经验的累积，其功能如下： 处理业务的记录、执行业务的依据 研究、预测的参考 法律上的凭证 史料的来源 工作成绩的表现 要懂得利用资料档案的资讯（是前人工作的结晶） 要保存有用的资料档案（没用的要及时淘汰） 秘书工作和技巧：文档及信息管理 秘书工作和技巧：文档及信息管理 秘书工作和技巧：文档及信息管理 名片信息的管理 管理方式：名片盒、电脑、纸面COPY件 名片录入电脑包含的信息段：姓名、性别、国别、单位、职务/职称、地址、邮编、电话、传真、Email、录入时间、名片提供者、备注 注意事项 及时整理、及时录入，录入信息要全面 有选择性的录入 维护（及时更新、无用信息及时删除） 不同主管的名片分别保存 秘书工作和技巧：文档及信息管理 秘书工作和技巧：会务组织与管理 了解会议性质、参加人员 选定会议的地点和时间 会议通知、提案单、议程等的制作与发放 准备会议资料 制定费用预算报告，交召集人或领导审批，办理借款 会场的准备与布置 场地样式选择与座次安排 点心、茶水、饮料 办公用品（文具、设备） 会场标语、横幅等 接待人员、后勤人员 交通问题 餐饮准备 秘书工作和技巧：会务组织与管理 会议纪要写作要点 围绕中心议题，分层分段写；围绕重点展开，省去客套虚话 必须忠实会议的内容，不能掺杂会议以外的或本人的思想意识 会上达成一致的意见作为决议必须写入纪要，达不成一致的意见也要综合写明各种提议，以供下次会议参考 最好以第三人称的口吻写，如：会议认为、会议强调、会议决定 会议需落实的问题要写明责任部门和责任人、时间期限等，以便会后跟踪落实 会务注意事项 保密 不经批准，不准向外泄露会议和活动内容 要从严限制参加人数，无关人员不准进入现场 重要文件材料，不予印发，确因会议和活动而印发的，要存放在安全可靠的地方（如保险柜） 现场不准记录、录音 在公司外部召开会议时，注意防止泄密问题。 安全 常用药品的准备 商务旅行的安排 秘书工作和技巧：经理的助手 秘书工作