秘书信息工作简答.doc

第一章秘书信息工作和档案管理概述 任务一认识企业信息工作和档案管理工作 案例分析题 20世纪90年代，北京市地铁总公司为了扩大地铁的运输能力，准备增加客车数量。但是如果购买新车，每节车厢都在120万元以上费用昂贵。经权衡，地铁总公司决定对20世纪70 代购置的电动客车进行技术改造。地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年多的努力，地铁总公司技术部门编制出1100多张设计图纸，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。 根据上述案例，分析： 档案的价值？ 2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务？ 企业信息 : 主要是与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。 企业信息工作： 企业信息工作，则是为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、 处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。 简答论述 企业信息工作的作用（6点）： 一、是企业管理的基础 二、是开发利用新产品、新技术、新工艺的前提 三、是生产过程控制的手段 四、是企业走向市场的关键 五、是提高企业员工素质的阶梯 六、是树立企业良好形象的途径 档案的价值（凭证参考）： 对于企业而言，档案有两个方面的价值。 凭证价值 档案是历史的真凭实据。从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。 参考价值 档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。 任务二进入秘书的信息工作 案例题分析题 某公司举办“中国民营企业发展之路”研讨会，何秘书负责安排会议代表的住宿工作，他从会务组那拿到会议回执后，简单统计共13名女同志，53名男同志，定了34个标准间。参会人员不满意，要求换房间。 从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做？ 信息存储 用科学的管理方法，将有保存价值的信息按照分类标准有序存放的过程。 信息传递 将加工整理后的信息通过媒介或载体，把信息从信息发生源传递到信息接收源的过程。 信息反馈 把输出信息的结果返回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制和调节的作用。 信息意识 就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。 简答论述 如何提升秘书人员的信息意识 一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。 （1）形成习惯性倾向。（2）多接收来自外界的各类信息，以提高认识水平及辨别是非的能力。 二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。 （1）位置准。（2）内容新（3）角度好 三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。（1）筛选细致。（2）整理准确。 任务三走进秘书的档案管理工作 秘书档案管理工作的主要内容： 档案的收集 档案的整理 档案的鉴定 档案的保管 档案的统计 档案的检索 档案的利用 档案的编研 怎样树立秘书人员的档案意识 ： 一、要有档案概念意识。 二、要有档案价值意识。 三、要有档案业务知识。 信息收集与整理 任务一信息收集 简答论述题 信息收集的范围 ： 1．组织信息2．社会经济信息3．市场信息4．法律政策信息 信息收集的原则 ： 1、准确2.及时3．完整 4.适用 5. 选优 信息收集的渠道 ： 1 、大众传播媒介渠道。2图书、档案资料。3供应商和客户。4贸易交流渠道。 5信息机构渠道。6关系渠道。7调查渠道。 信息收集的方法及优缺点： 一、观察法。 观察法简单、灵活，能获得较为客观的信息，但得的信息量有限，不易收集到深层次的信息。 二、阅读法。 具有信息量大、信息周转快、阅读比较方便的特点。但报纸、书籍、杂志上的信息可能失真，要注意判断信息的真实性。 三、询问法。 询问法灵活、实用，双方直接沟通，能获得语言信息和非语言信息。但询问法时间较长、费用较高、范围较小。 四、问卷法。 优点是在大范围内对众多对象进行调查；节省人力、费用和时间；便于定量处理和分析。但问卷法的缺点