文书档案管理暂行办法..doc

文书档案管理暂行办法（修订版） 第一章 总 则 第一条 为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管 理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。 第二条 本办法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中 形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。。 第三条 本办法适用于全公司文书档案的管理。 第二章 职 责 第五条 办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理 机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。 第六条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各 部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。 第七条 各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档 文件材料（包括纸质和电子文件），并及时向档案管理部门归档。 第三章 归档范围 第八条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。 第四章 档案整理的质量要求 第九条 归档文件材料必须齐全完整，能准确反映本部门主 要职能活动和文件形成规律。 第十条 归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和 特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。 第十一条 公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类 和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。 第十二条 档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件 等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。 第十三条 归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；转发文件在前（上），被转发文件在后（下）。 第十四条 围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会 议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。 第十五条 归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按 要求逐卷填写卷内文件目录（见[附件4]），卷末附备考表（见[附件5]）。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录）。 第十六条 目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对 没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方括号［ ］括上。 第十七条 给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照 公司统一档案编制规则执行。 第十八条 卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。 （一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法 为：在有文字的正面右上角、背面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。 （二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页 号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。 （三）归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号 的，必须重新编写页号。 （四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页 数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。 第十九条 不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并 按卷内文件顺序逐件编号。 第二十条 案卷的排列要求：按照不同门类、不同载体、不 同年度、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。 第二十一条 案卷标题的拟制要求：内容准确，概括全面， 文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。 第二十二条 跨年度文件材料的归档年度划分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成年度归档。文件的形成年度与文件的内容针对年度不一致时，应以文件内容所针对的年度为准；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与计划可放在一起，视内容主次确定归档年度；跨年度处理完毕或跨年度转发的文件 放在处理完毕或