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文书及档案管理制度及办法

一、总则

(1)为了规范文书及档案的管理工作，确保文书档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

(2)本制度适用于本单位内部所有文书及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。所有员工应当严格遵守本制度，确保文书档案管理工作的规范性和有效性。

(3)文书及档案管理工作应遵循集中统一管理、分工负责、保密安全、及时准确的原则。单位应设立专门的文书档案管理部门，负责文书档案的日常管理工作，并对各部门的文书档案管理工作进行监督和指导。

二、文书及档案管理职责

(1)单位领导对本单位的文书及档案管理工作负有全面领导责任，应确保文书档案管理工作的顺利开展。具体职责包括：制定文书档案管理规章制度；审批重大档案事项；监督指导各部门执行文书档案管理制度；保障文书档案管理所需的人力、物力和财力。

(2)文书档案管理部门负责文书档案的日常管理工作，其主要职责包括：制定和完善文书档案管理制度；组织培训，提高文书档案管理人员的业务水平；负责文书档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；对各部门的文书档案管理工作进行监督和检查；确保文书档案的完整、准确、安全和有效利用。

(3)各部门负责人对本部门产生的文书及档案负有直接管理责任，应确保本部门文书档案的规范管理。具体职责包括：对本部门产生的文书档案进行收集、整理和归档；对重要文书档案进行定期检查，确保档案的完整性和准确性；对归档的文书档案进行鉴定，对不再具有保存价值的档案提出销毁意见；协助文书档案管理部门进行档案的查询和利用工作；对本部门文书档案管理人员的业务培训和工作进行监督。

三、文书及档案的收集与整理

(1)文书及档案的收集工作应全面、及时、准确地反映单位各项业务活动的真实情况。各部门在产生文书时，应确保其完整性和准确性，并在形成后及时送交文书档案管理部门。收集内容包括但不限于各类文件、会议记录、合同、协议、报告、照片、录音、录像等。

(2)文书档案的整理工作应按照分类、编目、归档的顺序进行。首先，对收集到的文书档案进行分类，根据文件的性质、内容、形成时间等因素划分不同的类别。其次，对分类后的文书档案进行编目，包括文件编号、标题、作者、形成时间、密级等信息的记录。最后，按照编目结果将文书档案归档到相应的档案柜中，确保档案的有序存放。

(3)文书档案的整理过程中，应注意以下几点：一是保持文书档案的原件和复印件的完整性；二是确保文书档案的排列顺序与编目顺序一致；三是定期对文书档案进行清理，对破损、褪色、虫蛀的档案进行修复或复制；四是建立文书档案的检索系统，方便查阅和利用；五是按照国家档案局和上级主管部门的规定，对文书档案进行鉴定，对不再具有保存价值的档案提出销毁意见。