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13文件控制程序 第 PAGE \* Arabic \* MERGEFORMAT 1 页 AB市xxxxxxxx制品有限公司 Dongguan XXX Zipper Products Co., Ltd. 文件编号 保密区分 生效日期 制定部门 QEO/ZYP-02-13 普通文件 20XX-XX-XX 管理者代表 页码 总页数 版本 类别 1 5 A.0 总纲 文件名称 流程性文件 文件控制程序 1.目的 对与管理体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用的文件都是有效版本。 2.适用范围 适用于管理体系有关的文件的控制。 3.职责 3.1办公室负责管理文件的发放、更改、控制和管理。 3.2各有关部门负责各自部门的管理文件的编制、发放、更改、控制和管理。 4.工作程序 4.1文件的分类 4.1.1文件分为如下几类： a.管理手册和程序文件； b.其他管理文件（包括制度、规定）； c.技术性文件和有关资料（包括内部和外部文件）； d.外来文件（国家、地方法律、法规，国际、国家标准、第二方文件）。 4.1.2文件分为受控文件和非受控文件。 a.受控文件：公司内部使用的管理手册、程序文件、图纸、作业指导书、工艺、技术文件及标准等与管理体系相关的文件； b.非受控文件：公司外发的管理手册、程序文件与管理体系无直接相关的文件。非受控文件也应进行编号。 4.2文件的编号 建立质量管理体系时，编制质量管理体系文件时对每个文件均需编号，各类文件的编号由办公室依据编号原则制订，具体如下： 4.2.1文件编号 XXX / XXX - XX - XX 体系文件代码 – 层次代码 - 流水号 AB市xxxxxxxx制品有限公司 Dongguan XXX Zipper Products Co., Ltd. 文件编号 保密区分 生效日期 制定部门 QEO/ZYP-02-13 普通文件 20XX-XX-XX 管理者代表 页码 总页数 版本 类别 2 5 A.0 总纲 文件名称 流程性文件 4.3文件的编制 4.3.1管理手册、程序文件由管理者代表组织编制。 4.3.2公司级管理文件由办公室负责组织编制。 4.3.3其他管理文件由各部门编制。 4.4文件的审批 4.4.1《管理手册》由管理者代表审核，总经理批准。 4.4.2程序文件，按相关要素由归口责任部门审核，管理者代表批准。 4.4.3公司级管理文件由办公室负责人审核，总经理批准。 4.4.4其他部门管理文件由部门负责人审核，分管副总批准。 4.5文件的发放和使用 4.5.1办公室负责所有的管理体系文件和公司级管理文件的发放和归口管理。 4.5.2公室应建立文件控制清单，办理发放、领用、回收、作废、销毁手续，文件应予以分类，装订成活页册建档管理。 4.5.3外来文件由办公室负责管理，并根据文件性质迅速分发到有关部门，原稿由办公室归档保管。发放时办理有关手续。各部门对外往来的业务函件、单据由各部门管理。 4.5.4外来第二方文件，由销售部门管理，各部门需转发的应办理转发控制手续。并注意第二方技术性文件的转换。 4.5.5文件领用人在〈文件发放/回收记录〉上签名，领用注有分发号和加盖“受控文件”印章的文件。分发文件应有不同的分发号，便于追溯。 4.5.6非受控文件发放时填写〈文件发放/回收记录〉，经归口责任部门负责人批准后，发放编有分发号的文件，领用人签字。 4.5.7分发给第二方的非受控文件按文件的类别，经管代审核，总经理批准后，由代领人代签，分发给第三方的《管理手册》、《程序文件》由管理者代表批准。 4.5.8任何管理体系文件在发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。 4.5.9在管理体系运行的各个场所都应得到文件的有效版本。 4.5.10当需使用文件的部门或人未领到文件时，不得随意借用他人文件复印，应AB市xxxxxxxx制品有限公司 Dongguan XXX Zipper Products Co., Ltd. 文件编号 保密区分 生效日期 制定部门 QEO/ZYP-02-13 普通文件 20XX-XX-XX 管理者代表 页码 总页数 版本 类别 3 5 A.0 总纲 文件名称 流程性文件 控文件”印章的受控文件的复印件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。 4.5.11当文件使用人将文件丢失后，应按述要求办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明。文件管理人员在补发文件时，应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。 必要时将作废的分发号通知各部门，防止使用