消防工厂文件控制程序2.doc

XXXXXXXXXX有限公司 程 序 文 件 版本：A 第0次修改 页码：第 PAGE 4 页 共 NUMPAGES 4 页 文件控制程序 文件编号：XXX/YYY02 一．目的 对质量体系有关的文件进行控制，确保质量体系运行的各场所都使用有效版本。 二、范围 适用于本公司与质量体系有关的文件和资料的控制。 三、职责 3.1 质量负责人负责文件审核，总经理负责对文件进行批准。 3.2 行政部负责文件和资料的归档、保管、发放、回收、借阅、销毁等日常管理工作。 3.3 行政部负责组织质量手册、程序文件及其它管理文件的编制、修订、控制和管理。 3.4 质检部负责技术文件的编制、修订、控制和管理。 3.5 各职能部门负责各自部门的专用文件和资料的保管。 四、工作程序 4.1 文件的编号、版本及修改状态的规定。 4.1.1文件的编号采用如下格式： □□ / □□ □□□□ □□ 版本号 文件顺序号或年号 文件类别 本公司代码 4.1.2文件的版本号： 用英文字母表示：“A”表示第“1”版，“B”表示第“2”版以此类推。 4.1.3文件的修改状态： 用阿拉伯数字表示：“O”表示第“0”次修改，“1”表示第“1”次修改，以次类推。 4.2 文件资料的分类和编号 4.2.1文件资料分为以下几类： a）质量手册和程序文件； b）技术性文件； c）其它文件和资料 d）外来文件和资料 4.2.2文件资料的编号： a）质量手册：XH/QM b）程序文件：XXX/YYY c）技术性文件：XH/QJ d）其它管理文件：XH/QG e）外来文件：XH/QW f）资料：XH/QZ 4.2.3文件和资料分为受控文件和非受控文件，受控文件的目录由各管理部门提出，质检部汇总整理后，报质量负责人批准，统一由行政部受控文件上加盖“受控”印章并注分发号。非受控文件盖“非受控”印章，不编号。 4.3 文件的编写 4.3.1质量手册和程序文件由质量负责人组织有关部门进行编写，其内容： a）质量手册至少应包括：质量方针和目标、组织机构和职责，质量体系要求描述以及质量体系文件结构和程序文件索引、质量手册的管理； b）程序文件应包括：目的、范围、职责、工作程序和涉及到的相关文件和记录。 4.3.2技术性文件由质检部负责编制。 4.3.3其它管理性文件及相关记录表格，由质检部组织，各使用部门编制。 4.4 文件的审批 4.4.1质量手册和程序文件由质量负责人审核，总经理批准。 4.4.2技术性文件由质检部负责人审核，总经理批准。 4.4.3 其它管理文件和记录表格格式由质检部负责人审核，质量负责人批准。 4.5 文件的发放 4.5.1本公司所有文件的资料，统一由行政部负责发放。 4.5.2文件领用人在《文件领用登记表》上签名，领取注有发放号，和加盖有“受控”印章的文件，每份文件都应有不同的发放号，便于追溯。 4.5.3当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应到行政部办理领用手续。本公司一律不得使用未加盖“受控”印章的复印文件，一经发现立即收回行政部，由质检部负责调查，作出处置意见，报质量负责人审批后予以处理。 4.5.4当文件破损，影响使用时，文件使用者应到行政部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放仍延用原文件发放号，破损文件报质检部审查后，由行政部负责将破损文件销毁，并填写《文件销毁记录》。 4.5.5当文件使用人将文件丢失后，应按4.5.3条办理申请领用手续。申请书中应作出丢失说明，必要时应做出检讨，报质量负责人审批。行政部在补发文件时应重新给予新的发放号，并在《文件领用登记表》上说明丢失文件的发放号作废，必要时将作废文件的发放号通知各部门，防止误用。 4.6 文件的修改 4.6.1文件需要修改时，应由提出修订的部门负责人填写《文件修改、销毁、留用申请表》，说明修改原因，对重要的修改（如技术参数）技术配方还应附有充分的证据。 4.6.2文件修改的审核、批准由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但应有审批所依据的有关背景资料，确保审批的一致性。 4.6.3文件修改