《档案管理办法》试行.doc

《档案管理办法》试行 规范档案管理工作是公司发展过程中一项重要的基础性工作，企业拥有健全的档案资源，对维护企业的权益、开发新产品、开发人力资源、减少企业成本、提高经济效益等方面都具有重要的意义。档案管理必须坚持统一、集中管理的原则，促进档案管理工作逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。根据公司实际情况，编制《档案管理办法》。 一、科技档案收集方法和措施 ㈠把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作人员的职责范围，纳入承包合同、纳入经济责任制。 1、项目工程资料从立项申报到工程竣工过程中，公司相关部门必须指定一个档案协管员，负责在建工程从设计到竣工验收过程中产生的资料收集，管理。各项目技术负责人要按照各专业竣工文件编制内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，注意收集施工中采用的四新技术、特殊地质、重难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案及隐蔽部位的资料，并应根据变更设计要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到资料的齐全、完整、与准确、符合实际。整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目文件材料移交应编写归档说明。工程竣工付款结算应由工程承包方持有档案部门的“工程资料移交确认书”，财务部方能结算付款，否则， 财务部不予结算。以备资料延误或遗交、漏交现象。确保项目档案齐全、完整、准确。 2、公司各单位、部室指定一名档案协管员，负责单位、部室在生产经营、会议、派出员工学习材料、项目建设等过程中，能反映公司重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件材料的收集、整理、保管，并对资料的真实、准确、完整负责，编制目录清单，重要资料的归案说明，在次年三月份前移交公司档案室。 ㈡设备的开箱验收应有档案员参加，负责设备开箱后的随机材料进行现场收集。 ㈢将档案收集管理工作纳入各单位、部室经济责任制考核之中。 科技档案归档范围和保管期限 ㈠建设项目文件材料归档范围和保管期限 序号 归 档 文 件 建设单位 1 可行性研究、任务书 ? 1.1 项目建议书及报批文件 永久 1.2 项目选址意见书及其报批文件 永久 1.3 可行性研究报告及其评估、报批文件 永久 1.4 项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件 永久 1.5 环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复 永久 1.6 设计任务书、计划任务书、报批文件 永久 2 设计基础文件 ? 各部室档案归案范围和保管期限 部室 序号 归档文件 保管期限 董事会办公室 1 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料 永久 1.1 股东大会文件材料 1.1.1 重要的 永久 1.1.2 一般的 短期 1.2 董事会会议记录、纪要、工作报告、决定、决议等 永久 1.3 监事会会议记录、纪要、工作报告、决议等 永久 1.4 红利分配材料 长期 行政办公室 2 收文 2.1 上级机关颁发的本企业应执行的有关文件 30年 2.2 上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料 2.2.1 重要的 永久 2.2.2 一般的 10年 2.3 行政工作计划、总结等 永久 2.4 经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等 永久 2.5 企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同 永久 2.6 工商行政管理方面的材料 30年 2.7 企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件 永久 2.8 企业文秘、机要、保密、综合治理等方面的文件 2.8.1 重要的 30年 2.8.2 一般的 10年 2.9 企业编史修志方面的文件 2.9.1 大事记、机构沿革等 永久 2.9.2 工作简报、情况反映、工作信息等 30年 生产运行部 3 生产经营计划 3.1 生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料 30年 3.2 计划任务书或作业计划 30年 3.3 生产技术、经济指标完成情况分析 30年 4 统计工作 4.1 统计工作制度、规定、办法、通知 30年 4.2 生产、技术、经济统计报表 永久 4.3 企业综合性统计报表及分析材料 30年 4.4 工业普查报表 永久 安环部 5 安全生产 5.1 安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要 长期 5.2 事故报告、调查分析及处理材料 长期 5.3 安全教育、安全生产竞赛活动的材料 10年 5.4 统计报表 永久 6 环境保护 6.1 环境保护规划、计划、总结 长期 6.2 环境保护制度、管理办法 长期 6.3 环保调查、监测、分析材料 长期 6.4 环境污染防治措施、总结、报告 长期 6.5 统计报表