档案管理办法.docx

档案管理办法 第一章 总 则 第一条：为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据国家有关规定和《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本办法。 第二章 档案管理 第二条：公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在行政办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对其它部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。 第三条：档案室履行下列职责： 一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 二、统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； 三、指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作； 四、监督、指导本企业所属机构的档案工作。 第四条：各部门确定专人负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。 第五条：档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 第三章 档案的归档 第六条：档案的管理内容包括公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会、总经理办公会等重要会议材料、人事资料、信用材料、技术资料、设备资料、各级报告、体系认证、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性、具有保存价值或参考价值的文件资料。 第七条：归档的文件资料原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的，行政办公室档案室保存复印件，并附说明。 第八条：业务活动中的有关请示、报告及上级领导批复，依据其属性分别由相关职能部门保存原件（如属付款性质的，由财务部保存原件；属人事问题的，由行政办公室保存原件；属工程项目的，由工程部保存原件）；其它重要报告，在公司资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。 第九条：由公司对外签订的合同应保存原件，行政办公室档案室、财务部和业务部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由行政办公室档案室保存原件。 第十条：公司归档范围确立为： 一、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件； 二、公司股东会、董事会形成的文件材料； 三、财务、会计及其管理方面的文件材料：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等； 四、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料：有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、人事规章制度、相关法律事务等工作中形成的各种文件材料； 五、经营销售等管理方面的文件材料：有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等； 六、生产技术管理方面的材料：有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料； 七、仪器、设备方面的文件材料：有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等； 八、教育培训方面的文件材料：有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等； 九、其它具有利用和保存价值的文件材料。 第十一条：归档的时间: 一、管理性文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档； 二、公司业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档； 三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档； 四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料，应在活动结束后及时归档； 五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档； 六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致； 七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 第十二条：下列文件材料应随时归档： 一、变更、修改、补充的文件材料； 二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； 三、企业产权变动过程中形成的文件材料； 四、其他临时活动中形成的文件材料。 第十三条：公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。 第四章 档案的销毁 第十四条：档案销毁的具体工作由档案室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册立卷归档，永久保存。 第十五条：送交档案形成部门对拟销毁案卷的清册进行初审，经部门负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。 第十六条：销毁档案时要有二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。? 第五章 档案的保密安全 第十七条：档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。 第十八条：档案管理人员，必须