《档案管理办法》(试行).doc

PAGE PAGE 1 《档案管理办法》试行 规范档案管理工作是公司发展过程中一项重要的基础性工作，企业拥有健全的档案资源，对维护企业的权益、开发新产品、开发人力资源、减少企业成本、提高经济效益等方面都具有重要的意义。档案管理必须坚持统一、集中管理的原则，促进档案管理工作逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。根据公司实际情况，编制《档案管理办法》。 一、科技档案收集方法和措施 ㈠把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作人员的职责范围，纳入承包合同、纳入经济责任制。 1、项目工程资料从立项申报到工程竣工过程中，公司相关部门必须指定一个档案协管员，负责在建工程从设计到竣工验收过程中产生的资料收集，管理。各项目技术负责人要按照各专业竣工文件编制内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，注意收集施工中采用的四新技术、特殊地质、重难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案及隐蔽部位的资料，并应根据变更设计要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到资料的齐全、完整、与准确、符合实际。整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目文件材料移交应编写归档说明。工程竣工付款结算应由工程承包方持有档案部门的“工程资料移交确认书”，财务部方能结算付款，否则， 财务部不予结算。以备资料延误或遗交、漏交现象。确保项目档案齐全、完整、准确。 2、公司各单位、部室指定一名档案协管员，负责单位、部室在生产经营、会议、派出员工学习材料、项目建设等过程中，能反映公司重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件材料的收集、整理、保管，并对资料的真实、准确、完整负责，编制目录清单，重要资料的归案说明，在次年三月份前移交公司档案室。 ㈡设备的开箱验收应有档案员参加，负责设备开箱后的随机材料进行现场收集。 ㈢将档案收集管理工作纳入各单位、部室经济责任制考核之中。 科技档案归档范围和保管期限 ㈠建设项目文件材料归档范围和保管期限 序号 归 档 文 件 建设单位 1 可行性研究、任务书 ? 1.1 项目建议书及报批文件 永久 1.2 项目选址意见书及其报批文件 永久 1.3 可行性研究报告及其评估、报批文件 永久 1.4 项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件 永久 1.5 环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复 永久 1.6 设计任务书、计划任务书、报批文件 永久 2 设计基础文件 ? 各部室档案归案范围和保管期限 部室 序号 归档文件 保管期限 董事会办公室 1 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料 永久 1.1 股东大会文件材料 1.1.1 重要的 永久 1.1.2 一般的 短期 1.2 董事会会议记录、纪要、工作报告、决定、决议等 永久 1.3 监事会会议记录、纪要、工作报告、决议等 永久 1.4 红利分配材料 长期 行政办公室 2 收文 2.1 上级机关颁发的本企业应执行的有关文件 30年 2.2 上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料 2 重要的 永久 2 一般的 10年 2.3 行政工作计划、总结等 永久 2.4 经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等 永久 2.5 企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同 永久 2.6 工商行政管理方面的材料 30年 2.7 企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件 永久 2.8 企业文秘、机要、保密、综合治理等方面的文件 2 重要的 30年 2 一般的 10年 2.9 企业编史修志方面的文件 2 大事记、机构沿革等 永久 2 工作简报、情况反映、工作信息等 30年 生产运行部 3 生产经营计划 3.1 生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料 30年 3.2 计划任务书或作业计划 30年 3.3 生产技术、经济指标完成情况分析 30年 4 统计工作 4.1 统计工作制度、规定、办法、通知 30年 4.2 生产、技术、经济统计报表 永久 4.3 企业综合性统计报表及分析材料 30年 4.4 工业普查报表 永久 安环部 5 安全生产 5.1 安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要 长期 5.2 事故报告、调查分析及处理材料 长期 5.3 安全教育、安全生产竞赛活动的材料 10年 5.4 统计报表 永久 6 环境保护 6.1 环境保护规划、计划、总结 长期 6.2 环境保护制度、管理办法 长期 6.3 环保调查、监测、分析材料 长期 6.4 环境污染防治措施、总结、报告 长期 6.5 统计报表 6.5.1 年度以上的统计报表 永久 6.5.2 半年、季度、月的统计报表 10年 财务部 8 财务管理 8.1 财务管理制度、规定、办法、通知 30年 8.2 财务管理计划、总结 10年 8.3 固定资产的新增、报废