绿化工程公司数据管理制度.docx

绿化工程公司数据管理制度

一、总则

1.目的：为加强公司数据管理，规范数据的收集、存储、使用、共享与安全管理，保障数据的准确性、完整性、保密性和可用性，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司各部门及全体员工在绿化工程相关业务活动中涉及的数据管理工作。

二、数据管理职责

1.数据管理小组：成立以信息技术部门牵头，各业务部门参与的数据管理小组。负责制定和完善数据管理制度，协调跨部门数据管理工作，监督制度执行情况。

2.信息技术部门：负责公司数据管理系统的建设、维护与升级，确保数据存储与处理的技术环境稳定。负责数据备份、恢复及安全防护技术措施的实施。

3.业务部门：负责本部门业务数据的收集、整理、录入与初步审核，确保数据的真实性与准确性。配合信息技术部门进行数据管理相关工作，提出数据需求与改进建议。

三、数据收集与整理

1.数据收集原则：遵循合法性、准确性、完整性、及时性原则，确保收集的数据真实反映绿化工程项目的实际情况。

2.收集范围：涵盖项目招投标数据、合同数据、苗木采购数据、工程进度数据、质量检测数据、客户反馈数据等与绿化工程业务相关的各类数据。

3.数据整理：各业务部门对收集的数据进行初步整理，按照规定的数据格式与标准进行分类、编码，确保数据的规范性。整理后的数据及时提交给信息技术部门进行统一存储。

四、数据存储与管理

1.存储方式：采用数据库系统与文件存储相结合的方式，对结构化数据存储于数据库，非结构化数据如文档、图片等存储于文件服务器，并建立相应的索引。

2.存储期限：根据数据的重要性与法规要求，设定不同的数据存储期限。重要业务数据长期保存，一般业务数据保存[X]年，过期数据经审批后进行清理。

3.数据备份：信息技术部门定期对数据进行备份，备份频率根据数据更新频率确定，至少每周进行一次全量备份，每日进行增量备份。备份数据存储于异地，确保数据安全性。

五、数据使用与共享

1.数据使用申请：员工因工作需要使用数据，需填写《数据使用申请表》，注明使用目的、数据范围、使用期限等信息，经部门负责人审核，数据管理小组批准后方可使用。

2.数据共享原则：公司内部数据共享应遵循“必要知晓”原则，确保数据只在与业务相关的部门与人员间共享。与外部单位共享数据，需签订数据共享协议，明确双方的权利与义务，确保数据安全。

六、数据安全管理

1.访问控制：建立严格的用户权限管理体系，根据员工的工作职责与需求分配不同的数据访问权限。定期对用户权限进行审核与清理，确保权限合理。

2.数据加密：对敏感数据如客户信息、财务数据等进行加密存储与传输，加密算法应符合国家相关标准。

3.安全审计：信息技术部门定期对数据访问与操作进行审计，记录操作日志，发现异常情况及时报告并处理。

七、数据质量控制

1.数据审核：各业务部门对提交的数据进行自查与互查，数据管理小组定期对数据质量进行抽查。发现数据错误或异常，及时通知相关部门进行更正。

2.数据质量评估：建立数据质量评估指标体系，定期对数据的准确性、完整性、一致性等进行评估。根据评估结果，制定改进措施，不断提升数据质量。

八、数据管理培训

1.培训计划：人力资源部门协同信息技术部门制定数据管理培训计划，定期组织员工参加数据管理相关培训。

2.培训内容：包括数据管理制度、数据处理流程、数据安全意识等方面的培训，提高员工的数据管理能力与安全意识。

九、附则

1.本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由数据管理小组负责解释与修订。

2.对违反本制度的行为，视情节轻重，给予相应的纪律处分；造成公司损失的，依法追究相关责任。