商务管理公司数据管理制度.docx
商务管理公司数据管理制度
一、总则
1.目的：为加强公司数据管理，规范数据的采集、存储、使用、共享及安全管理等活动，保障数据的准确性、完整性、保密性和可用性，充分发挥数据资产的价值，支持公司业务决策与发展，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于公司各部门及全体员工在业务活动中涉及的数据管理相关工作。
3.数据定义：本制度所指数据包括但不限于客户信息、业务数据、财务数据、员工信息、市场数据等以电子或非电子形式记录的各类信息。
二、数据管理组织与职责
1.数据管理领导小组
组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、各部门总监等。
职责：负责制定公司数据管理战略、政策与目标；审批重要数据管理决策和项目；协调跨部门的数据管理工作。
2.数据管理部门
设立：可设立专门的数据管理部门或指定现有部门（如信息技术部）负责数据管理工作。
职责：制定和完善数据管理制度、流程与标准；组织数据的采集、存储、处理和分析工作；负责数据质量监控与提升；管理数据安全与隐私保护；推动数据资产的开发与应用。
3.各业务部门
职责：负责本部门业务数据的采集、录入、审核与维护，确保数据的准确性和及时性；配合数据管理部门开展数据管理相关工作；依据业务需求提出数据应用需求。
三、数据采集管理
1.采集原则
合法性原则：数据采集必须符合法律法规和公司相关规定，不得非法获取数据。
必要性原则：仅采集与业务相关且必要的数据，避免过度采集。
准确性原则：确保采集的数据真实、准确、完整。
2.采集流程
需求提出：各业务部门根据业务需求提出数据采集需求，明确采集的目的、范围、内容、频率等。
审批：数据采集需求需经部门负责人审核，重大需求需提交数据管理领导小组审批。
实施采集：数据管理部门或相关业务部门按照批准的需求进行数据采集，可通过系统接口、手工录入、数据导入等方式进行。
数据校验：采集完成后，应对采集的数据进行校验，确保数据质量。
四、数据存储管理
1.存储方式
集中存储：重要业务数据应采用集中存储方式，如建立数据中心或使用云存储服务，便于数据的管理与维护。
分级存储：根据数据的重要性、使用频率等因素，对数据进行分级存储，如将常用数据存储在高性能存储设备上，将历史数据存储在低成本存储设备上。
2.存储结构
数据库设计：数据管理部门应根据业务需求和数据特点，设计合理的数据库结构，确保数据的规范化存储。
数据分类：对存储的数据进行分类管理，如客户数据、业务交易数据、财务数据等，便于数据的查询与使用。
3.存储安全
访问控制：设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问存储的数据。
备份与恢复：定期对存储的数据进行备份，备份数据应异地存储，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。制定数据恢复预案，并定期进行演练。
五、数据使用管理
1.使用申请
内部使用：员工因工作需要使用数据，应填写数据使用申请表，说明使用目的、范围、方式等，经部门负责人审批后，提交数据管理部门。
外部共享：公司向外部机构共享数据，必须签订数据共享协议，明确双方的权利和义务，确保数据安全和合规使用。共享申请需经数据管理领导小组审批。
2.使用规范
合法合规：数据使用必须符合法律法规和公司规定，不得用于非法目的。
最小化原则：数据使用应遵循最小化原则，仅使用满足业务需求的最小必要数据。
数据保护：使用数据过程中，应采取必要的措施保护数据安全和隐私，防止数据泄露。
六、数据质量与元数据管理
1.数据质量监控
指标设定：数据管理部门应制定数据质量指标，如数据准确性、完整性、一致性、及时性等，并定期对数据质量进行评估。
问题处理：发现数据质量问题后，应及时通知相关部门进行整改，跟踪整改过程，确保数据质量得到持续提升。
2.元数据管理
定义与维护：数据管理部门负责定义和维护元数据，包括数据字典、数据模型、数据接口等信息，确保数据的一致性和可理解性。
元数据更新：当业务需求或数据结构发生变化时，应及时更新元数据，保证元数据的准确性和时效性。
七、数据安全与隐私保护
1.安全策略
物理安全：确保数据存储设备的物理安全，如机房的防火、防盗、防潮等措施。
网络安全：采取网络安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止网络攻击和数据泄露。
数据加密：对敏感数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。
2.隐私保护
合规要求：严格遵守国家有关隐私保护的法律法规，保护客户、员工等个人信息的隐私。
匿名化处理：在数据使用过程中，对于涉及个人隐私的数据，应进行匿名化处理，降低隐私泄露风险。
八、数据销毁管理
1.销毁原则：当数据不再具有保留价值或根据法律法规要求需要销毁时，应及时进行销毁。销毁数据应确保数据无法恢复。
2.销毁流程
申请与审批：各部门提出数据销毁申请，说明销毁的