采购业务流程及管理制度.doc
采购业务流程及管理制度
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浙江虹达特种橡胶制品有限公司
采购作业流程和管理制度
采购作业流程和管理制度
编制：审核：批准：
物料在运输过程中的安全和顺畅。
第七条整理付款
1．材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核对无误后，于第二日将原始单送会计部门。
2．缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
3．超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
第八条价格复核与市场行情资料提供
1．采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
2．采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。
第九条质量复核
采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。
第十条异常处理
审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。
附则
第十一条本办法经总经理批准后实施，增设修订亦同。
采购主、辅料管理制度补充
1、根据计划单采购主、辅、料。
2、现款采购：采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。随同购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。
3、订单采购：供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。
采购部架构图
总经理
总经理
采购经理
采购专员
仓库管理员
部门目标：
在保证质量的前提下，以最优惠的价格与优质的服务采购，从而保证公司对所有材料的需求。
部门职责：
1、制定材料的战略采购计划
2、建立供应商的管理机制
3、供应商市场制定分析、评估
4、实施采购计划
5、制定账务管理办法
6、制定费用计算办法
7、制定员工绩效管理：
8、统计、分析
采购经理岗位职责
职位名称：采购经理
所属部门：采购部
直接上级：总经理
直接下级：采购专员
岗位职责：
采购计划与预算
根据公司总体计划和预算，结合业务量，组织编制采购计划与预算，报领导审批后组织执行。
根据公司业务的实际情况，及时调整采购计划，确保采购任务的按时完成。
物资采购过程管理
组织采购人员进行市场调查，向供应商发出询价单，及时收集整理价格信息，并编写询价报告，向企业领导请示。
组织相关人员与选定的供货商洽谈，达成一致意向后签订供货合同，并监督、督促供货商严格履行合同。
负责整个采购过程的监督管理，保证物资采购及时。
采购物资验收
组织相关人员，会同质量管理部，对采购物资进行清点验收。
合格后办理相入库、结算等手续，如发现问题，按合同规定进行相应处理。
采购渠道拓展与供应商管理
负责建立物资采购的供应体系，多方面开拓供应渠道，并进行开拓供应渠道，并进行妥善管理。
与供应商保持良好的合作关系，并与供应商就价格、交货期、数量等问题进行沟通。
负责组织对供应商进行全面评价，对不合格供应商提出处理方案。
采购成本控制
根据企业采购计划的安排，以及对物资市场价格变动趋势的分析，编制每一采购项目预算。
根据预算企业采购计划的安排，以及对物资市场价格变动趋势的分析，编制每一采购项目预算。
部门管理
负责对本部门所属员工的业务指导、绩效考核等工作。
处理部门内部日常事务。
负责本部门各项工作的开展、人员调配、工作安排等工作。
考核重点：
各项采购任务的及时完成情况
各项物资采购的及时到位情况
采购物资质量合格率
物资供应的稳定与及时程度
采购成本的有效控制程度
各项工作计划的及时完成情况及员工绩效考核结果
采购员岗位职责
职位名称：采购专员
所属部门：采购部
直接上级：采购经理
工作目标：
要求将公司的生产所需的保质、保量安全及时的满足
权力与责任：
1、严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；
2、根据生产计划和资金情况，编制采购计划；
3、全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作；
4、掌握好实际库存和在途物料情况；
5、合理安排采购顺序，对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购划及时购进；
6、对主要原料供应商进行考查；
7、负责签订购货合同