QEP02记录管制作业程序.doc

一、目的：

一、目的：

确保品质活动及环境管理活动之记录易于识别、查阅、归档保管及维护与处理，以证明所需品质及环境已达成所需的品质系统及环境管理系统之有效运作。

二、范围：

ISO9001、ISO14001及绿色环保之相关记录均属之。

三、定义：无

四、权责：

4．1各程序书权责单位负责人须保管记录。

4．2表单一览表，由文件管制单位列表管理。

五、作业内容：

5．1需要管制保存之记录应列入?表单一览表?管理，在表单一览表中需注明表单的保存单位及保存期限，以及最新版本状况。

5．2记录之归档、储存原则：

5．2．1记录的归档方式：

5．2．1．1记录归档采流水号码，其号码采用由小而大连续编号。

5．2．1．2记录采用单据编号原则者，依据单据编号连续编排。

5．2．1．3无流水号或单据编号者，采记录日期依序归档。

5．2．2记录的储存：

5．2．2．1记录应妥为保管并保存其完整性，防止损毁或失去原有记录内容，若超过保存期限，权责单位主管得选择继续保存或予以销毁处理。

5．2．2．2记录的保存年限正常为五年，若法规、合约规定、客户及厂内实际要求时，则依法规或合约之规定及厂内实际要求保存，具体保存期限则参照“表单一览表”之保存期限。

5．2．2．3记录的形式可为书面、样本、图面或存于资讯软体中。

5．3传真文件若需保存时，尽可能先复印再保存，以防止失去原有记录。

5．4相关记录应列表单一览表管理。

5．5当表单一览表修改时，文管中心应立即修改“表单一览表”，以供各单位核对表单版本是否正确。

六、参考文件：

6．1文件与资料管制作业程序(QEP01)。

七、使用表单：

7．1表单一览表（RE1601）。

记录管制作业程序

文件编号

QEP02

版本/版次

B0

页次

1/1

富阳

FUYANG

制定日期

1999年1月22日

修订日期

20

作业程序书

制定单位

管理部

核准

审核

制订