A3记录管制程序-ok.doc
福州东阳塑料制品有限公司
记录管制程序
编号
FT-AP-003
制订部门
管理部
作业程序书
版本
A3
页次
1/3
核
准
审
核
制
定
林桂清
1.目的
本公司各单位与品质、环境、安全健康系统相关作业产生记录报表，为证明各项作业或产品符合规定或顾客要求，以确保本公司品质系统有效运行。
2.适用范围
本公司各项品质、环境、安全健康系统相关记录之分类、编号、建档、储存、维护及销毁事项。
3.定义
随设备保存：依设备或该设备零部件有效使用期限内进行保存。
4.职责
4.1管理部负责制定本作业程序书并对各式各单位品质、环境、安全健康记录管理情况进行稽核。
4.2记录归口单位负责相应的记录的保存与索引。
福州东阳塑料制品有限公司
记录管制程序
编号
FT-AP-003
制订部门
管理部
作业程序书
版本
A3
页次
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5.作业程序
流程
权责
重点说明
相关记录/
支持文件
记录的产生
记录的产生
相关单位
1)记录应用蓝或黑色笔（不准使用铅笔）书写或电脑打印；质量记录的表格须规范化，若有的表格栏无填内容则填写“无”或划“/”。记录表格的各签字栏中应有权责人的签名或盖章，且需签全名。若记录内容有修改或变更时，修改人员应于修改处签章。
收集、分类、标识、防护
收集、分类、标识、防护
各部门
2)记录分A、B、C、D、E五类（见附件一）；
3)对记录进行标识，使其一目了然，（例：用小粘标标示，并于档案夹背注明记录名称）。
4)记录保管单位应提供适宜之环境，减少记录之损坏、变质及防止遗失。
附件一
保留
保留
相关部门
5)保留规定：（见附件二）。
附件二
Y到期？
Y
到期？
处理
处理
N
N
管理部
6)管理部依各记录归口部门提报之记录及保存年限将其汇总，经管代签核，分发至各部门，每半年稽核一次。
7)对于保留到期之记录，由各单位申请，呈部门主管批准后自行销毁（销毁方式可以画“X”等。）
保存
保存
相关单位
8)由相关单位自行保管,记录的保存方式应便于存取。
6.相关文件
无
7.使用表单
7.1品质、环境、安全健康记录一览表AR-003-01-A0
7.2品质、环境、安全健康记录借阅申请单AR-003-02-A0
8.附件
附件一：记录的种类
A、各种生产性零组件之核准档案资料，模、检治具设变、维修之记录、合约、订单、采购单及修订记录。
B、各项检验及品质、环境、安全健康绩效记录。
C、各项内部系统稽核和管理审查记录。
D、承包方的质量记录。
E、其它认证品质、环境、安全健康系统与执行之记录
附件二：记录保存年限
A、生产性零组件的核准书、工装记录、采购订单和修改单等记录的保留应为实际生产与服务要求期限再加一年。
B、各项品质、环境、安全健康绩效记录保留至少应为记录产生当年度再加一年。
C、内部品质、环境、安全健康稽核及管理评审会议记录应保存三年。
D、品质、环境、安全健康记录保留视顾客要求及本公司有助于品质、环境、安全健康追溯的要求而定。
E、政府法令规定依实际要求的最适当的保存年限。
F、当客户有要求保存年限时，亦须要满足：当客户要求之年限大于我方设定之年限时，则依客户要求之年限保存记录；反之，则依我方原设定之年限保存记录。
发行
对象
□总经理□副总经理□制造部□管理部
□技术部□品管课□产销部□营销部
发
文
日期
2003年10月1日
字号
NO
修订日期
修订履历
发文日期字号
1
2005.06.18
增加附件二“F、当客户有要求保存年限时，亦须要满足：当客户要求之年限大于我方设定之年限时，则依客户要求之年限保存记录；反之，则依我方原设定之年限保存记录。”
2
2005.08.23
见修订记录
3
2009.11.30
见修订记录